Ing. Ecoturismo

Estructura general de un
evento
Ing. Myriam Piray Quezada

PRE-EVENTO

EVENTO

POST-EVENTO

Las tres etapas de un Evento se corresponden con
las funciones básicas del proceso gerencial:

PreEvento

Etapas de un
Evento

• Investigación
• Planificación
• Organización

Evento

PostEvento

• Desarrollo y
Dirección

• Evaluación

INVESTIGACIÓN

1.- Se debe efectuarun briefing con el
cliente para establecer sus necesidades y
expectativas.
2.- El organizador de eventos debe efectuar
un análisis diacrónico (pasado, misión
original, su desarrollo) – sincrónico (misión
actual, estilo gerencia, la estructura, su
tecnología y el clima organizacional).

PLANIFICACIÓN

3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir
con días feriados y/o festivos, nicon otros
eventos importantes próximos a realizarse,
tomando en cuenta la disponibilidad de los
participantes y/o invitados especiales.

4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización
(espacio físico), teniendo en cuenta la
capacidad, la comodidad, iluminación, equipos
de sonido, proximidad, etc.

PLANIFICACIÓN

5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos
y bebidas de losinvitados, ponentes y/o
participantes
6.- Definir:
Los Objetivos y políticas del evento: es
esencial la fijación comprensiva de los
objetivos para determinar el tema, el alcance
y el programa.
Tipo de Técnica y nombre del evento de
acuerdo a los fines y a la naturaleza del
mismo.

7- Nombrar al Comité Organizador
organizACIÓN

Coordinador General: es el responsable de
coordinar,planificar y dirigir a los integrantes
de evento.
Las Comisiones: son equipos de trabajo que
contribuyen a cumplir los pasos del evento
sistematizadamente.

.

organizACIÓN

8.-Asignar funciones a los miembros

9- Aprobar el plan de trabajo y el calendario de
reuniones del Comité Organizador
10.-Fijar sede provisional del comité
organizador.

PLANIFICACIÓN

9.-Seleccionar eltemario, temas o puntos
definidos que se trataran en el evento a
desarrollar.
10.-Determinar el número y el perfil de los
asistentes al evento: invitados especiales,
participantes, ponentes y acompañantes.
(se estimará tomando en cuenta la
magnitud y las posibilidades tanto del
espacio físico como de recursos financieros)

ORGANIZACIÓN

11.- Elaborar el Cronograma General de
Actividades12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales
y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).

13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de
costos y gastos que genere la realización del
evento, mas un 10% de gastos imprevistos).

ORGANIZACIÓN

14.- Diseñar una campaña de comunicación que
identifique la imagen, política y técnicas
promocionales
15.- Diseñar los programas de RelacionesPúblicas (patrocinio, protocolo, actividades
sociales).

Desarrollo y Dirección

Es donde se van a ejecutar todas las
actividades que se planificaron
durante el Pre- Evento.
Va a consistir en la reunión de todas
las personas involucradas en el
mismo, en el lugar y hora estimada
guiadas por la programación que el
comité organizador preparó como
evento.

 Se realiza el cumplimientocompromisos adquiridos.

de

los

 Se cancelan los pagos pendientes.
 Se reproduce y se hace el envío del
material y de las conclusiones del evento.

 Se
redactan
y
envían
cartas
de
agradecimiento a todas las personas que
hicieron posible la realización del evento.
 Se evalúa el evento, a través de la medición
de los resultados generales, para medir si lo
planificado secumplió o no.
 Se recopila y
correspondiente
cuenta).

archiva la información
al evento (memoria y

17

Programa General

Programa Profesional
Programa de acompañantes

Programa de actividades sociales
Programa de patrocinios y auspicios
Programa de protocolo (VIPs)
Programa de alojamiento, transportación y
turístico
Programa de la exposición asociada.

18

 Muestra...