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MEMORANDUM
Un memorándum tiene por finalidad informar a un grupo de personas acerca de un asunto específico, como un evento, una política o un recurso, y además las alienta a tomar medidas. La palabra “memorándum” significa algo que debe recordarse o tenerse en mente.
Elaboración un memorándum
1
Escribe el encabezado.
Específica a quién va dirigido el memorándumy quién lo envía. El encabezado también debe incluir la fecha completa y exacta en la que se escribió el documento además del asunto (de lo que trata el memorándum). Un ejemplo de encabezado sería: ”Para”: nombre y cargo del destinatario ”De”: tu nombre y tu cargo ”Fecha”: fecha completa de cuándo se escribió el memorándum ”Asunto”: (o RE:) el tema del que trata el memorándum (resaltado de algunaforma)
Siempre dirígete a los lectores por su nombre correcto, no uses apodos.
Cuando elabores el encabezado, asegúrate de dejar doble espacio entre las secciones y de alinear el texto.
2
Considera quién será tu audiencia.
Para hacer que las personas lean y respondan el memorándum, es importante adaptar el tono, la longitud y el nivel de formalidad del documento de acuerdo a la audienciaque lo leerá. Hacerlo de manera eficaz requiere tener una buena idea de a quién va dirigido el memorándum.
Piensa en las prioridades y preocupaciones de tu público e intenta imaginar por qué la información que presentas sería importante para ellos.
Intenta anticipar cualquier pregunta que tus lectores puedan tener. Piensa en el contenido del memorándum, como ejemplos, evidencia u otra informaciónque los convenza.
Considerar a la audiencia también te permite ser sensible a incluir cualquier
información o sentimiento que sea inapropiado para los lectores.
3
Presenta el problema o asunto a tus lectores en la introducción.
Proporciónales brevemente el contexto detrás de la acción que deseas que realicen. Esto es similar a una declaración de tesis, la cual introduce el tema y señala suimportancia.
Incluye únicamente la información necesaria sin dejar de ser convincente al demostrar que existe un problema real.
Como regla general, la introducción debe comprender alrededor de ¼ de la longitud total del memorándum.
4
Sugiere formas de abordar el asunto en la parte del resumen.
Lo que vas a resumir en este punto son las medidas importantes que te gustaría que los lectoresadopten.
Esta sección también puede incluir algunas pruebas que respalden tus recomendaciones.
En el caso de un memorándum muy corto, podría no ser necesario incluir esta sección. En cambio, puedes incluirla en la siguiente, llamada “discusión”.
5
Respalda tu proceder en la sección “discusión”.
Sé persuasivo. Explica la forma en la que los lectores se beneficiarán si adoptan las medidas querecomiendas o en la que se verán afectados a causa de la falta de acción.
Brinda evidencia y razones lógicas para las soluciones que propones. Siéntete libre de incluir gráficos, listas o cuadros, sobre todo si se trata de un memorándum extenso. Solo asegúrate de que sean verdaderamente relevantes y persuasivos.[4]Comienza con la información más importante y luego pasa a los hechos específicos o deapoyo.
La regla general para la longitud de un memorándum es que las secciones del resumen y de la discusión combinadas deben comprender aproximadamente la mitad del documento.
6
Termina el memorándum con un final amistoso que replantee las medidas que quieres que el lector adopte.
Quizás quieras incluir una frase como “Estaré encantado de discutir estas recomendaciones con usted más adelante yde realizar un seguimiento a las decisiones que tome”.
Si es posible, bríndale al lector un sentido de solidaridad y optimismo.
Enfatiza un próximo paso en particular que el lector pueda seguir.
Esta sección generalmente debe comprender alrededor de 1/8 de la longitud total del documento.
7
Revisa y edita tu memorándum para asegurarte de que sea claro, conciso, persuasivo y sin errores....