Ingeniero Quimico

Departamento de Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería

Escuela Universitaria de Ingeniería de Vitoria-Gasteiz

Tema 8

SEGUIMIENTO, CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO



Índice:
SEGUIMIENTO
1.- Introducción
2.- Origen de los datos
3.-¿De donde obtenemos los datos para la planificación?
3.1.- Procedimiento para la obtención de los datos iniciales
4.- ¿Por que es necesarioel seguimiento del proyecto?
4.1.-¿ Dónde obtenemos los datos para la actualización?
4.2.- ¿Cómo los conseguimos?
5.- Comunicación del programa
5.1.- Documentos
5.2.- Frecuencia de la actualización
CONTROL DEL PROYECTO
6.- Documentos necesarios para la información y toma de decisión del jefe de proyecto
6.1.- Visualización de las desviaciones en plazos
6.2.- Diagrama para lacomparación de sucesivas estimaciones de la fecha de realización de una etapa
6.3.- Visualización de las desviaciones en gasto
7.- CIERRE DEL PROYECTO
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1.- Introducción

En los capítulos anteriores hemos presentado los aspectos "teóricos" de la planificación de proyectos mediante grafos. En este capitulo vamos a efectuar algunas puntualizaciones sobre lautilización de dicha teoría junto con otras consideraciones prácticas sobre el seguimiento. control y cierre de los proyectos.

2.- Origen de los datos

Sin datos (técnicos, históricos, estimaciones, etc) no es posible realizar ninguna planificación y menos su seguimineto. Aunque en los ejemplos desarrollados hasta el momento, hemos supuesto que todos los datos necesarios estabandisponibles, raramente es así en la práctica. Los datos, si existen, están dispersos y celosamente guardados por quienes se creen sus propietarios, cuyo deseo más claro es no compartirlos, a pesar de que se trata de un bien que puede cederse sin dejar de poseerlo.

Por dicha circunstancia empezaremos tratando de cómo puede obtener los datos, para el equipo de planificación y seguimiento, a las ordenesdel jefe de proyecto

3.- ¿De donde obtenemos los datos para la planificación?

Los datos de partida para la realización de la planificación tienen su origen, fundamentalmente, en los elementos técnicos implicados en el desarrollo del proyecto, aunque la palabra "técnicos" debe entenderse en una acepción muy amplia. Para la obtención de los datos es conveniente proceder de la siguienteforma:

3.1.- Procedimiento para la obtención de los datos iníciales

1. Difundir información lo más completa y extensa posible sobre los objetivos, métodos, procedimientos y herramientas del equipo de planificación a todos los niveles de los entes implicados, comenzando preferentemente por los más elevados. Se recurrirá a reuniones, conferencias, cursillos, folletos, manuales,demostraciones, etc. El objetivo es sensibilizar a todos los participantes y hacerles comprender los fines perseguidos.
2. Descomponer el proyecto en partes o subproyectos coherentes. Los criterios de descomposición más utilizables son: la funcionalidad, el tipo de tecnología involucrada en el diseño o en la construcción y la situación geográfica en la realización. El organigrama técnico puedeservir de guía en la descomposición. Cada parte se estudia aisladamente en detalle antes de proceder a las consideraciones finales de conjunto.
3. Obtener datos sobre cada una de las partes, relativos a descripción del subproyecto, su funcionalidad, actividades principales que comprende su realización, plazos de realización, problemas principales probables o posibles, etc. La forma de obteneresta información es a través de la información y documentación existente relativa a otros proyectos semejantes y que sin duda habrá sido recogida en la fase de definición. El objetivo es tener un nivel de conocimiento suficiente sobre el proyecto, para que las entrevistas que se celebren a continuación con los responsables de los distintos departamentos sean fructíferas, gracias al empleo de un...