Ingeniero

Sistema de Gestión Documental
Hacia la Organización “Cero Papel”

1

Esquema de
Intervención de
Organizaciones

Enfoque de Nuestros Proyectos
Gestión de
Cambio

Gente y Cultura
Organizacional

Requisitos
de Calidad

Modelo
de
Gestión
Requisitos
del Cliente

Estrategia

Procesos

Estructura
Sistema de
Mejora Continua

Enfoque de Análisis Estratégico

NuestroEnfoque
Metodológico

2

Enfoque Metodológico de Intervención
de los Procesos

3

Gestión del
Cambio

Enfoque de la Administración
del Cambio

4

Gestión
Documental

Ciclo de Vida del Documento

Gestión del Documento en los
Procesos de la Organización
• Factura
• Anexos
Paso 1:
Radicación

Paso 2: Auxiliar
Contable

• Revisa
Soportes
• Contabiliza

•Registro
Contable
Pago
Paso 4: Auxiliar
Tesorería

• Revisa
Presupuesto
• Aprueba Pago
Paso 3:
Contador

Paso 5:
Tesorero

• Revisa y
autoriza pago

•Si Gira Cheque –
Entonces
•Si hace
Transferencia –
Entonces

Paso 6: Auxiliar
Tesorería

Paso 7: Archivo
Documentos
•Archivo Físico
•Archivo
Electrónico

Gestión del Archivo
Documental

Archivo de Gestión
(Activo)(Año Actual y hasta 2
años atrás)

Archivo Inactivo
(3 años atrás)

Archivo Histórico
(Según Catalogación
Experta)

Control de
Correspondencia
Organización Física vs. digital

Archivo
Físico

Archivo
Digital

Servicios:

Servicios:

1. Consulta

1. Digitalización

2. Control de Préstamos

2. Consulta WEB

3. Descarte Documental

3. Descarte Digital

Tablas deRetención y Descarte

Tablas de Retención y Descarte

Gestión del Archivo
Documental

5

Modelos de
Negocio

Generalidad de los Modelos e
Negocio
1. Se pueden desarrollar los servicios en dos modalidades:
1.

2.

Implantar el servicio en la empresa cliente
Prestar el servicio como outsourcing, asumiendo la gestión total / parcial de
acuerdo a los requerimientos en control ygestión documental, en archivo o
ambas.

2. Para el caso de la gestión de archivo, se establece una unidad de
negociación que es el:
1.

Metro Lineal, el metro² o el metro³ , según sea el caso.

3. Cada una de esta unidades varía de precio según:
1.

2.

Si es solo custodia documental que incluye o no: Transporte, carpetas y cajas e
indexación por cajas.
Si es custodia con indexaciónfísica de contenidos de cajas, que incluye o no:
Transporte, carpetas y cajas, indexación y búsqueda por carpetas físicas

Generalidad de los Modelos e
Negocio
3.

4.

Si es custodia con organización, que incluye o no: Transporte, carpetas y cajas,
organización por estructura documental, escaneo, indexación en el sistema,
organización física con correspondencia al sistema indexaciónde ubicaciones
físicas, disposición para consulta WEB, control de prestamos y descarte
documental.
Cualquier otra modalidad de servicios asociados a la unidad de negocio
establecida.

Tipos Cajas para
Almacenamiento Documental
Caja X-200 en cartón Kraft para archivo con tapa frontal, impresas a
una tinta y dos refuerzos, calibre S-7 con fondo de 40 cm, frente de
21cm y alto de 27 cm.Caja X-300 en cartón Kraft para archivo incluye base y tapa suelta,
impresas a una tinta y dos refuerzos, calibre S-7 con largo de 40
cm, ancho de 27 cm y alto de 27 cm incluido la tapa.

Negocio de Custodia
Documental
Recibir Cajas con el contenido Documental sin
control de contenido.

Disponer de las condiciones Físico – Ambientales
para su correcta Custodia y Conservación

Controlde Préstamo y Devolución de Cajas

Se cobra mensualmente por m² o por m³ en
almacenamiento de cajas tipo X200 o X300
Unidad de Negocio: m² o m³ de Custodia, debe
definir si incluye los insumos: Carpetas y Cajas
para la adecuada administración del espacio
disponible

Negocio de Custodia y Control
de Contenido Documental
Recibir Cajas con el contenido Documental sin control
de...