Ingeniero

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gerentes que lideran

her r a mien ta

Poner primero lo primero: La Matriz de lo importante y lo urgente recursos necesarios
o rotafolios y marcadores o copias del material de distri­

propósito
Esta herramienta desarrollada por Stephen Covey (Covey 2004) ayuda a las personas y grupos a establecer prioridades y a aprender que una buena gestión gerencial consiste en poner primero loprimero y organizar y llevar a cabo el trabajo basándose en las prioridades. Esta herramienta ayudará a los individuos y grupos a aprender que lo más importante no es administrar el tiempo, sino administrarnos a nosotros mismos.

bución: Matriz de lo importante y lo urgente y notas para la discusión

proceso
Preparación
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Dibuje en el rotafolios una versión grande de la Matriz de loimportante y lo urgente.

Paso 1. Identifique las actividades del trabajo utilizando la Matriz de lo importante y lo urgente
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Si el grupo es grande, divida a los participantes en grupos pequeños de cuatro a seis personas. Presente la matriz en blanco y explíqueles los cuatro cuadrantes. Generalmente empleamos nuestro tiempo desarrollando actividades en una de cuatro maneras, al trabajar en:
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cosas que son urgentes e importantes cosas que son urgentes pero no importantes cosas que son importantes pero no urgentes cosas que no son importantes ni urgentes.

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Aclare el significado de las palabras: urgente significa que requiere de atención inmediata. Son cosas que deben hacerse ¡AHORA! Importante tiene que ver con los resultados: las actividades importantes contribuyena su misión, valores, y metas de alta prioridad. Solicite a cada persona que observe la matriz y que piense en los tipos de actividades relacionadas con el trabajo que generalmente lleva a cabo. Debido a que a nadie le gusta admitir que está llevando a cabo actividades no urgentes o no importantes, solicite a los miembros del grupo que produzcan una descripción de una semana de trabajo típicapara un gerente como ellos y luego anote cada una de estas actividades en los cuatro cuadrantes. Calcule el número total de horas que invierte este gerente ficticio en cada cuadrante.

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De Gerentes que lideran: Un manual para mejorar los servicios de salud Cambridge, MA: Management Sciences for Health, 2007

c a j a d e h e r r a m i e n t a s  Recursos para apoyar a los gerentes que lideran Paso 2. Calcule el tiempo que usted invirtió la semana pasada en las actividades de cada cuadrante
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Solicite que las personas realicen un ejercicio similar por su cuenta. Por ejemplo, si usted trabaja un total de 40 horas en una semana e invierte 20 horas en el Cuadrante I, eso significaría que usted invierte el 50 por ciento de su semana laboral realizando cosas urgentes e importantes(Cuadrante I). Dígales a los participantes: Una vez que hayan concluido el trabajo con su matriz, diríjanse a la persona que se encuentra a su lado y compartan sus resultados. Solicite a los miembros de los grupos pequeños que discutan cómo pueden modificar los porcentajes de manera que haya más tiempo para las cosas importantes (poner primero lo primero).

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Paso 3. Discuta losresultados en la sesión plenaria
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Si algunos participantes están deseosos de compartir sus resultados, tome nota del porcentaje de tiempo que cada persona invierte en cada cuadrante; luego elabore una gráfica del grupo. Usted también puede comentar sobre lo que ellos piensan que podrían hacer de manera diferente para concentrarse más en las prioridades importantes.

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Paso 4. Elabore un planpara poner primero lo primero
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Solicite a los participantes que:
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elaboren una lista de lo que es más importante en su trabajo; compartan esa lista con otra persona; comenten sobre lo que cada persona podría hacer de una manera diferente para poner primero lo primero.

Resuma y planifique los siguientes pasos
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Relacione este ejercicio con el reto organizacional que...