Instructivo de codificacion para manuales iso 9001

Instructivo para elaborar y codificar documentos

bOGOTA, febrero de 2012

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. PRESENTACION DE DOCUMENTOS
5. CODIFICACION DE DOCUMENTOS
6. ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
1. ENCABEZADO
2. PRIMERA PAGINA
3. DESCRIPCION Y ACTIVIDADES
4. CUERPO DE LOS DOCUMENTOS
5. APROBACIÓN (Pie de Pagina)
6. ESTRUCTURA DEAPLICABILIDAD PARA EL DESARROLLO DE DOCUMENTOS

OBJETIVO |
Describir y unificar los procesos de parte del área de contabilidad con la elaboración y la conformación de los documentos para plasmar físicamente y seguir un conducto regular |
ALCANCE |
Se aplica a todos los documentos y procesos que genere toda el área contable de la El excelente manejo de los documentos generados por laempresa |
RECURSOS |
Humanos: Personas que intervienen en la ejecución del proceso.Financieros: Nombre de los recursos económicos necesarios para la ejecución del proceso.Tecnológicos: Nombre de los recursos tanto hardware como software que se utilizan en la ejecución del proceso. Ejemplo: computador, impresora, Internet, nombre del software.Infraestructura: Nombre de los elementos requeridos parala ejecución del proceso. Ejemplo: vehículos, equipos de comunicación, archivadores, caja fuerte. Se excluyen los elementos de oficina.En caso que alguno de los recursos mencionados no se requiera se escribe la frase completa: No Aplica.Documento: Es toda información y su medida de soporte el cual puede ser papel, disco compacto, fotografía, proyecciones o combinaciones de ellos. Formato:plantilla prediseñada la cual facilita la recopilación de datos, clasificado como documento.Procedimiento: Forma clara para llevar a cabo una actividad del manual o de un proceso. Manual: Documento que nos informa la descripción de actividades que se deben seguirse en la realización de las tareas, funciones, procesos y procedimientos. Pueden contener información, autorizaciones o documentos necesarios ycualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades.Instructivo: Documento en el que se comprueban los pasos detallados a seguir en una actividad especifica. Registro: Documento que proporciona evidencia de puntos que se alcanzan o actividades finalizadas o en proceso. Ejemplos: memorandos, listados, actas, formatos toda planilla que se diligencie constituye unregistro ya que se convierte en evidencia de un proceso realizado.Otros Documentos: Documentos de consulta que se solicitan en la ejecución de un proceso, que no esta mencionado. Ejemplos: Informes, Tablas, Presentaciones, Etc. 4. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Tamaño del papel: La presentación de los documentos debe hacerse en los siguientes tamaños de papel por regla general: Tamaño carta: Manuales,procedimientos, instructivos, resoluciones, anexos, caracterización. Tamaño oficio: Otros documentos cuando por el volumen de los mismos sea requerido. Tamaño pliego: Planos. Tipo de letra: Como regla general, se utilizará letra Arial Narrow, en tamaño legible y adecuado al documento. Características de redacción: La redacción de los Documentos se realiza en forma clara, con términos apropiados,Todos los documentos se redactan en el idioma español, en tiempo verbal infinitivo y sin errores ortográficos. Todos los documentos de texto se elaboran con MS-WORD y los diagramas de flujo se elaboran en VISIO. 5. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos que hacen parte de la Corporación Festival Iberoamericano de Teatro deben tener asignado un código alfanumérico de identificación de acuerdo conla siguiente Estructura y Longitud del Código: El código se compone por Cinco caracteres: X1-X2-X3-#1-##2-#3 TIPO DOCUMENTO | CARÁCTER DE GRUPO PROCESO | CARÁCTER NOMBRE PROCESO | Consecutivo del procedimiento identificado en cada proceso | Numero consecutivo que corresponde únicamente a formatos e instructivos |
X1 | XX2 | XXX3 | Y1 | YY2 |
X1 Es el prefijo que identifica el tipo de...