instructivo para gastos por caja chica

Manual de Caja Chica

Mecanismo ágil para ejecutar compras menores.
El mecanismo de ejecutar gastos a través de caja chica es una opción para efectuar compras urgentes, de menor cuantía y generalmente en efectivo, lo cual no significa dejar de cumplir requerimientos legales, sino más bien, para hacer más expedito el proceso de adquisición de bienes y servicios para el Ministerio de Cultura yDeportes.
A continuación describiremos el procedimiento para crear un fondo de caja chica, así como el mecanismo para operacionalizar los fondos disponibles hasta la cancelación anual obligada que debe hacerse al final del año.

Constitución de fondo de Caja Chica

Un fondo de caja chica debe constituirse por medio de una Resolución de la autoridad superior de cada Unidad Ejecutora,detallando el periodo de vigencia y liquidación, así como la persona responsable de administrarlo. Para ello deben efectuar las tareas siguientes:

1. La constitución de un fondo de caja chica se inicia a través de la solicitud que el jefe financiero de cada una de las unidades ejecutoras que constituyen el Ministerio de Cultura y Deportes, efectúa formalmente a través de la remisión de una nota desolicitud ante el Director que corresponda, indicando en la misma las razones para crear el referido fondo de caja chica, el período de tiempo durante el cual se necesitará constituir ese fondo, la persona o personas responsables que operarán el referido fondo, así como también indicando que las personas designadas a operar el fondo cuentan con la preparación necesaria para administrar eficientementeel fondo que recaerá bajo su administración personal.

2. La nota de solicitud para constituir el fondo de caja chica se remite al Director que corresponda y el jefe financiero debe adjuntar el proyecto de resolución para constituir el fondo.

3. La nota de solicitud y el proyecto de resolución son recibidas por la secretaria de la Dirección y remitidas al Departamento Jurídico para que emitasu opinión sobre el contenido de la misma.

4. El Departamento Jurídico devuelve el expediente al Director involucrado en la constitución del fondo de caja chica, quien a partir de la opinión favorable, procede a incorporar las sugerencias remitidas por el Departamento Jurídico y preparar la versión final de la resolución para constituir el fondo de caja chica.

5. El Director que corresponda,suscribe la resolución de constitución del fondo o fondos de caja chica y ordena al Departamento Financiero la constitución del fondo o fondos de caja chica a través de la emisión del cheque correspondiente.

6. El Jefe del Departamento Financiero ordena al Encargado del Fondo Rotativo Interno, proceder a elaborar el cheque o cheques nominativos a las personas que se indican en la resolución deconstitución del fondo o fondos de caja chica, por los montos que ahí mismo se indican.

7. El Departamento Financiero notifica a la Unidad de Auditoría Interna, la decisión de constituir el o los fondos de caja chica, a través del envío de una copia de la resolución de la Dirección de que se trate.
8. La persona designada para administrar el fondo de caja chica o Encargado de Caja Chica, haceefectivo el cheque y constituye el fondo de caja chica, el cual debe hacerse efectivo en billetes y monedas para atender las necesidades de efectivo para compras menores.

Límites del fondo de caja chica

Los fondos de caja chica deben constituirse entre un rango de Q.2,000.00 y Q.30,000.00. Asimismo, las compras de bienes y servicios individuales que se efectúen con cargo al fondo de cajachica no debe ser superior a los Q.1,500.00 por compra.

Operación de Caja Chica

Una vez constituido el fondo para caja chica, es necesario ordenarlo para atender las necesidades de efectivo y resguardar su integridad. A continuación describiremos el uso que se le puede dar al fondo de caja chica.

1. Después que el Encargado de Caja Chica tiene en su poder el dinero efectivo: billetes y...