Inventario fisico

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EL INVENTARIO FÍSICO

El inventario físico consiste en hacer "in situ" una inspección ocular y recuento de los artículos almacenados, anotando el número de unidades, lotes, referencias, etc., que existen en el almacén a la fecha de cierre del ejercicio o en un período establecido. Las tareas de recuento y confección del inventario involucran a casi todo el personal del almacén y otrosempleados de la empresa (personal de administración) y, generalmente, se llevan a cabo cuando la actividad está paralizada. Cuando la participación del personal es masiva se debe organizar adecuadamente el trabajo para no dar lugar a errores tales como: repetición de artículos, olvido de algún lote, confusión de códigos o descripción.

El inventario es un trabajo de equipo que debe estarorganizado por un responsable o jefe que sepa las tareas que hay que realizar y prepare con tiempo suficiente el procedimiento a seguir el material para las anotaciones (fichas, formularios, documentos o soportes) y designe los empleados que realizarán los recuentos.

Proceso del inventario

El proceso y las pautas a seguir, cuando se hace el inventario físico, se deben ajustar a unaplanificación que consiste en realizar previamente las siguientes operaciones:

Establecer la época del inventario para que el recuento coincida con el período de menor actividad; de esta forma evitamos complicaciones y disponemos de más personal. Está demostrado que los errores son directamente proporcionales a la cantidad de artículos a inventariar y durante la época de menor actividad hay menosexistencias. Cuando la fecha elegida no coincida con el final del ejercicio anual hay que registrar contablemente todos los movimientos de los artículos inventariados, desde el momento del recuento hasta el fin del ejercicio.

Informar al personal sobre la finalidad del inventario y las normas que se deben seguir. Normalmente se nombra uno o más jefes de grupo; cuyas funciones son: seleccionar a losempleados, que realizarán el recuento, formarlos e incluso examinar los artículos ya inventariados; para verificar que no existen errores y comprobar el grado de atención del personal.

Preparar el almacén para que el recuento se realice en el menor tiempo posible. La preparación del almacén consiste en ordenar los artículos, reuniendo los que están dispersos en distintas secciones o estantes.También hay que tirar embalajes vacios, arreglar confecciones abiertas o empaquetadas, marcar los artículos vendidos (que aún no han salido del almacén) y la mercancía recibida que no tiene ubicación asignada. Con esta actividad se agilizan las operaciones del inventario y, por lo menos una vez al año, se acondiciona el almacén.

Programar las fechas de trabajo para reducir al mínimo losinconvenientes y las posibilidades de error o duplicidad. Una vez programada la fecha de inicio del inventario se comunica: a los operarios del almacén, al personal comercial, a otras secciones o departamentos y, si es preciso, a los clientes.

Preparar los impresos o formularios necesarios para anotar las cantidades inspeccionada. El formato de estos documentos o soportes debe permitir:

*Detallar los productos, artículos o lotes inventariados por grupos o categorías, con la descripción de sus características físicas y de venta.

* Indicar la referencia o código del artículo, la expresión cuantitativa de cada mercancía, su descripción y la unidad de medida que se utiliza (piezas, kilos, litros, metros, etc.).

* Reflejar el precio o valor de los materiales inventariados.La valoración es a precio de coste, pero cuando la empresa lo estima conveniente se añade una columna con el precio de venta o de mercado.

Para confeccionar el inventario no existe una norma que imponga un formato determinado; por eso, cada empresa puede elaborar el modelo de impreso que mejor se adapte a sus necesidades y las características de los productos almacenados. También se...
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