INVENTARIO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

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PRESENTACIÓN
Las empresas encaminadas a una buena gestión de calidad establecen una
metodología de control de la información, para que ésta sea eficiente y con un grado de
jerarquía en el crecimiento y desarrollo de la organización; y así facilitar la consulta de
diferentes documentos de importancia para la empresa y de relevante análisis en sus
procesos de gestión.
Es por esto queen este contenido se presentan los conceptos de Inventario
Documental; diligenciamiento de rotulados, según el sistema de la organización;
técnicas de prevención y conservación documental y norma de sistema de gestión
documental, para llevar acabo la Organización Documental.

Resultado de aprendizaje:Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el
sistema establecido por la organización, lanormatividad vigente, normas y técnicas de
prevención y conservación documental y el sistema de gestión de la calidad.

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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN ............................................................................................................ 2
ÍNDICE DE FIGURAS ..................................................................................................... 4
1.INVENTARIO DOCUMENTAL ..................................................................................... 5
2. OPERACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ........................................ 6
3. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL .................................................... 8
4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Norma ISO 15489).................................. 14
4.1. Información yDocumentación: Generalidades .................................................... 14
4.2. Información y documentación: Directrices ........................................................... 15
GLOSARIO .................................................................................................................... 16BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................. 17
WEB GRAFÍA ................................................................................................................ 18
IMÁGENES.................................................................................................................... 19
CRÉDITOS.................................................................................................................... 20

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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Cajas para uso de archivo x200 ....................................................................... 9
Figura 2. Carpetas ......................................................................................................... 11
Figura 3. Amarre............................................................... ¡Error! Marcador nodefinido.
Figura 4. Embalaje ........................................................... ¡Error! Marcador no definido.

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1. INVENTARIO DOCUMENTAL
El inventario documental es una herramienta de recuperación de la información que
detalla de manera precisa y acorde las series o asuntos de un fondo documental. Es
decir, que se reconocer la documentación producida.
Dicho proceso es realizadopor un servidor público, quien es la persona encargada
de la apropiada organización, manejo, conservación y uso de la información de escritos
y archivos, con el fin de hacer un control de los documentos en sus diferentes fases.
Pero aquel servidor público que sea vinculado, movido o desvinculado de su cargo,
deberá recibir o entregar, según sea el caso, los escritos y archivos adecuadamenterelacionados en el inventario, de tal manera que se logre garantizar la persistencia de la
gestión pública.
Por otro lado, las entidades públicas acogerán el Formato Único de Inventario
Documental – FUID, con su respectivo instructivo, para la conservación y preservación
de los escritos y documentos públicos. Pues este formato ayuda a orientar a los
archivistas en los métodos para la entrega y recibo...