Inventarios

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INSTRUCCIONES DE LOS INVENTARIOS DE LAS DELEGACIONES DE XYZ, S.A.

Actividad principal

XYZ se dedica a la comercialización de vidrio flotado para el mercado de la construcción fundamentalmente y de vidrios más complejos (a partir de float) fundamentalmente destinados al sector del automóvil (parabrisas, laterales, lunetas) que compra, básicamente, a dos sociedades de Grupo productoras: ABC yDEF.

Las existencias de XYZ se distribuyen en 12 delegaciones, 10 nacionales y 2 portuguesas y se trata, exclusivamente, de producto terminado.

Recuento

En la delegación realizan recuentos mensuales obteniendo los listados del sistema y recorriendo ordenadamente el almacén. La certificación ISO que poseen les obliga a realizar inventarios de manera trimestral rotativamente por productospero ellos consideran que debido al tipo de producto inventariado deben realizar un seguimiento más frecuente.

Además, se realizan auditorías internas por parte de los delegados de otras delegaciones para comprobar las existencias físicas, métodos de recuento, etc.

Cuando se ha encontrado alguna diferencia entre las unidades del listado y las efectivamente contadas, se realizan lassiguientes acciones:

- Si se trata de diferencias inmateriales, se da por bueno el recuento realizado por el operario y se modifica dicho dato en el sistema.

- Si se trata de diferencias importantes, se procede a contar de nuevo esa referencia, y hacer un seguimiento de la ficha del material, metiendo posteriormente en el sistema el dato definitivo.

Están bien ordenados por lo que de estamanera se aseguran de no contar dos veces una misma referencia y no dejarse nada sin contar.

El resultado del recuento se comprueba con lo detallado en los recuentos y si hubiera alguna diferencia se corrige.

El cierre se realiza el día 30 de diciembre a las 14:00 por lo que como nosotros realizamos el inventario físico a primera hora del mismo día necesitamos que nos faciliten los listadosdel inventario a primera hora. Los movimientos que se realicen desde primera hora hasta el cierre serán considerados movimientos del 2010 mientras

(Confirmar este tema antes de empezar el inventario, cuando se va a producir el corte de las operaciones y la consideración de los movimientos, 2010 o 2011).

Método seguido para la verificación de las cantidades físicas:

La prueba que vamos arealizar se trata de una prueba de ACCEPT-REJECT. Siguiendo las indicaciones establecidas por el PwC Audit Guide verificaremos un número de referencias de manera aleatoria.

Paso 1: Determinar y documentar los objetivos de la prueba

Totalidad, Exactitud, Existencia.

Paso 2: Definir la población

Se trata de una población compuesta por de más de 200 items de importe unitario pocosignificativo.
La población se corresponde con el stock total existente para cada sociedad a cierre del ejercicio.

El listado está compuesto de múltiples referencias, considerando para la realización de la muestra 1 referencia=1 item, independientemente del número de ubicaciones en las que esté repartida la referencia total.

Paso 3: Definir la excepción

Una diferencia no explicada de una unidadentre el nº de unidades s/ nuestro recuento y s/Cía hará que consideremos esa referencia como errónea y, por tanto, no válida. (Debe ser una diferencia no explicada. Es decir, imaginemos que s/ listado existen 3 unidades de una referencia y nosotros contamos 2. La diferencia puede deberse a una salida de un vidrio, desde la impresión del listado hasta el momento de nuestro recuento. Si dichasalida se encuentra convenientemente soportada por un albarán de salida no se tratará de un error).

Paso 4: Determinar y seleccionar el número de items a probar

XYZ es un cliente muy controlado en el que nunca se han identificado diferencias significativas en el área de existencias por lo que el grado de confianza es alto. Así, consideramos el nivel de riesgo como bajo y que vamos a permitir...
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