Inventarios

ADECUACIÓN DOCUMENTAL DE ALMACENES Y BODEGAS
La ejecución de los inventarios requiere unas condiciones documentales mínimas para su correcto desarrollo, tanto para el marcaje de los productos a inventariar como para el registro de conteos y control de los resultados. Veamos. TARJETA DE MARCACION DE LOS PRODUCTOS A INVENTARIAR. Estos documentos (Tarjetas), son llamados Tarjetas de conteo delinventario. En ella se consigna la información relacionada con el producto ó mercancía a inventariar. Debe contener: Código del producto, Descripción, unidad (paquete, bolsa, unidad, etc.). En lo posible, debe tener tres cuerpos la tarjeta con la misma información (desprendibles), en aras de que cuando le sea desprendido uno para el primer conteo, queda uno para el segundo conteo y el tercero quedacon el producto inventariado y marcado para su manejo en el almacén. Tarjeta de Conteo

Las tarjetas de conteo deben ser elaboradas previamente y colocadas con la mercancía previamente al inventario. Las descripciones colocadas en las tarjetas deben corresponder a cada uno de los productos a inventariar y deben coincidir con la información de Descripción del producto que se encuentra en elsistema o software de la empresa. En caso de no tener software la empresa debe coincidir con la información que se encuentra registrada en la tarjeta KARDEX del producto. El software y sistema del almacén llevan de manera digital la información del Kardex de cada uno de los productos, registrando los movimientos de entrada y salida, teniendo los datos de stock de productos. Anteriormente lasexistencias eran controladas de manera manual, apoyándose en la mencionada tarjeta Kardex. Los avances tecnológicos le permiten hoy en día a las compañías manejar dicha información mediante Sistemas y Software de aplicaciones de almacenes, lo cual proporciona una mayor confiabilidad en el manejo de la información. TARJETA KARDEX

LISTADOS DE CONTEOS DEL INVENTARIO Este listado debe contener todas y cadauna de las mercancías que se encuentran almacenadas, correspondiendo en todo momento con las Descripciones físicas de los productos así como la información manejada el Sistema o Software del almacén. A su vez, debe tener los siguientes campos: Código, Unidad, Registro de Primer Conteo, Registro de segundo conteo, Campo de Observaciones. La información de ubicación del producto es de vitalinformación, teniendo presente que facilita en gran medida el conteo de los productos, disminuyendo los tiempos que trae el desgaste de localización de los productos en toda el área del almacén. Es por lo general la ubicación divida en pasillo, estante, nivel. Dicha división es ampliada en la Sesión 5, Adecuaciones Físicas para los inventarios. Los listados de conteo deben ser realizados con la suficienteantelación que permita hacer un barrido total de los productos, en caso de que en el momento de los conteos se encuentren mercancías no listadas de manera previa, esta debe sr añadida de manera manual, haciendo la correspondiente observación de lo sucedió a la mesa de control, quienes, tomarán las acciones del caso. Siguiendo con la documentación requerida tenemos los condicionantes de ejecucióndel inventario ligados a la suspensión de las actividades del almacén. No es recomendable hacer inventarios de mercancías estando en operación el almacén. Los inventarios deben ser programados y deben ser notificadas previamente las áreas de la empresa que pueden verse afectadas por el cese de actividades en el almacén, así como los proveedores que tengan planeadas entregas o despachos para lasfechas de la ejecución del inventario. En caso dado de presentarse movimientos de entradas y salidas de mercancías, estos deberán ser manejados de la siguiente manera: INGRESOS (Despachos de proveedores de productos requeridos con extrema urgencia en la empresa): Se deberá tener un área especial de recepción de mercancías, en la cual se colocarán los productos que lleguen en plena actividad de...