Inventarios

 Ejecución del Inventario, son los pasos que las empresas establecen para su toma física de inventarios en donde se realizan los conteos que las mismas crean convenientes.

    • Verificación del Conteo Físico, donde se constara la toma física de inventarios y se establecerá:

        ➢ Comparación con la toma en el periodo anterior.

        ➢ Comparación entre el conteo físico y elsistema.

        ➢ Ajustes autorizados por la empresa.

Pasos para la Realización del Inventario.
Para la realización del Inventario, deberá disponerse de un plan de acción específico, condiciones
de trabajo adecuado e información base para verificar su existencia y condición. Para ello se requiere:
• Establecer un cronograma de trabajo en el cual se especifiquen las fechas y horarios en loscuales se hará el conteo físico por áreas   y el personal (propio y/o contratado) a cargo del mismo.
• Suspender temporalmente la movilización interna de equipos. Las excepciones deben ser tratadas de manera especial.
• Generar reporte con la información registrada en el sistema de activos fijos mediante el cual se identifiquen todos los activos fijos y estructurar un formato con la siguienteinformación:
1. Información según Sistema de Activos Fijos
  1. Descripción Activo
      1. Nombre
      2. Tipo
      3. Sub -Tipo
      4. Marca
      5. Modelo
      6. Serial
  2. Ubicación (Organización, Área Geográfica)
  3. Custodio
  4. Cuenta contable bajo la cual está registrado cada Renglón
  5. Cantidad
  6. Valor en libros
2. Conteo físico
  1. Cantidad (Existencia segúnconteo físico)
  2. Faltantes
  3. Sobrantes
  4. Observaciones (estado de conservación, condiciones de utilización, seguridad, etc.)
3. En el acto de la toma de inventario, a cada unidad del activo fijo que no disponga de etiqueta de identificación permanente, se procederá a colocarle una etiqueta temporal a los efectos de elaborar su etiqueta de identificación permanente. Esta etiquetacontendrá el código (numérico o alfanumérico) mediante el cual se identifica
el respectivo activo en el Módulo de Activo Fijo.
4. Una vez que se haya terminado el conteo físico de cada renglón se conciliará con las cifras reflejadas en los libros contables (Módulo de Activo Fijo). En caso de que surja alguna diferencia, sobrante o faltante, se hará una nueva verificación y si dicha diferencia seratifica, se procederá de la siguiente manera:
  1. En el caso de faltantes, la Gerencia de Servicios deberá, con apoyo del custodio y de la Gerencia de Seguridad, determinar las causas que originaron el faltante.
  2. En el caso de sobrantes, la Gerencia de Servicios deberá, con apoyo del custodio, y de la Gerencia de Finanzas, determinar la procedencia de los mismos. La Gerencia de Servicios analizarálos resultados y presentará los casos a la persona encargada.
La Gerencia de Servicios, en ambos casos, analizará los resultados y previa discusión con la Gerencia de Seguridad y de Finanzas, presentará los casos a la persona encargada el cual someterá los casos, tanto de faltantes como de sobrantes a la aprobación del Consejo de la empresa.
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Procedimientos de la Toma Física deInventarios.

Este tipo de procedimiento trata del conteo de los bienes y los cuales dependerá de cada empresa de tomar en consideración.

A continuación se presentara una serie de pasos para optimizar la toma física de inventarios y estos son:
1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacía adelante.
2. Se contará en presencia
un "contador" y un "auditor"para cotejar que lo contado sea lo correcto.
3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.
4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de...