investigacion de mercados

PROCEDIMIENTO
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
INSTITUCIONALES

Código: PT-400-03
Fecha: 24/10/2012
Edición: 1

Unidad Administrativa: Normas y Procedimientos
PROPÓSITO:

Establecer el procedimiento a seguir para la solicitud de permiso para realizar
eventos y la utilización de recursos de los sectores involucrados en el Hospital
Materno Neonatal, Parque de la Salud.

ALCANCE:

Eventoinicial: Necesidad de organizar un evento.
Evento final: Informe final presentado por el organizador del evento a los
sectores interesados.

RELEVANCIA: Garantizar la correcta organización de eventos, así como la apropiada utilización
de bienes y servicios de los sectores involucrados dentro de la institución.
ACTORES:

Organizadores de Eventos, Dirección, Docencia e Investigación,Responsable de
Servicio Comunicación e Imagen Institucional, Responsable de Patrimonio,
Responsable de Hotelería.

REFERENCIAS Código

Nombre del documento

Form-400-04

Formulario de autorización para realizar eventos

DEFINICIONES
Organizador de eventos: todo personal del Hospital Materno Neonatal que desee realizar un
evento de carácter formal o informal en la institución.
RecursosMetodológicos: hace referencia a recursos de Docencia e Investigación, donde se debe
especificar que metodología se utilizara para el evento: charlas, talleres, ateneos u otros.
Recursos Humanos: hace referencia a recursos de Docencia e Investigación donde se deberá
especificar el /los nombre/s de los disertantes del evento y su curriculum vitae.
Informe Final: Documento escrito en el cual elorganizador del evento una vez culminado este
deberá describir los hechos más relevantes del evento realizado.
INTRODUCCIÓN:
Los eventos son herramientas de relaciones públicas con múltiples objetivos. Una vez que el
organizador haya decidido realizar un evento en la institución, deberá solicitar autorización a la
Dirección, mediante nota formal, acompañando del Formulario de Autorización paraRealizar
Eventos (FORM-400-04), solicitando el espacio físico e indicando todos los datos relevantes al
mismo.
De ser autorizado, el organizador del evento recurrirá a los sectores involucrados, para que estos
pongan a disposición los recursos necesarios confirmados por Dirección.
Una vez finalizado el evento, el responsable de su organización deberá presentar a los sectores que
solicitenun Informe Final escrito, con el fin de resumir los sucesos más relevantes del evento.
Elaborado por:
Normas y Procedimientos

Revisado por:
Comité de Normas

Aprobado por:
Ocampo, H.

Fecha: 15/10/2012

Fecha: 17/10/2012

Fecha: 22/10/2012

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PROCEDIMIENTO
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
INSTITUCIONALES

Código: PT-400-03
Fecha: 24/10/2012
Edición: 1

UnidadAdministrativa: Normas y Procedimientos

D E S C R I PC I Ó N D E ACTIVI DAD E S
Etapas

1

Responsable / Actividad:
Tareas
Organizador del evento
1.1.Deberá consultar en Docencia e Investigación y en Patrimonio, en caso de estar
vinculados estos sectores, si están disponibles los recursos para la fecha fijada para el
evento y reservarlos según las formalidades de cada sector, dejandoasentado en el
Formulario de Autorización para Realizar Eventos(FORM-400-04).
1.2.Presenta nota formal acompañada de dos copias del Formulario de Autorización para
Realizar Eventos (FORM-400-04) dirigida al Director del Hospital Materno Neonatal,
Parque de la Salud, en mesa de entrada
Observación 1: La nota debe ser presentada por dos copias para el acuse de recibo de mesa de entrada y
con unaantelación mínima de 20 días hábiles de la fecha fijada para la realización del evento, a dirección se
deben presentar 2 FORM-400-04, uno quedara en dirección y otro será devuelto al organizador del evento.
Observación 2: El Formulario de Autorización para Realizar Eventos se encuentra disponible en la pagina
de internet del Hospital Materno-neonatal, como FORM 400-04, dirección de intenet:...