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ACUERDO 042 DE 2002
(31 de octubre)
por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, enejercicio de las facultades que le
confiere la Ley 80 de 1989, artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594
CONSIDERANDO:
Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y
en su literal b) estipula: "Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental dela Nación de conformidad con los
planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva" ahora Consejo Directivo, en
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es un
deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón
de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso eimpedir o
evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo
con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos
ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razón de sus funciones;
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000establece que las entidades de la administración
pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar programas de
gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; el
artículo 22 de la misma ley prevé que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo
total, comprende procesos tales como: La producción o recepción, ladistribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos y su artículo 23, sobre
formación de archivos dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos;
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las entidades de laadministración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus
funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases,
ACUERDA:
Artículo 1º. Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los
archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa,territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, de acuerdo con los artículos 8º y 9º de la Ley 594 de 2000.
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Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que
se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus
Tablas de Retención Documental y en concordancia con losmanuales de procedimientos y
Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades
administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con
fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación,
organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios
deprocedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta,
conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la
responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.
Artículo 4º. Criterios para la...