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Capitulo 10 - División de Finanzas
Funciones del departamento de contabilidad
Si la recepción es el “sistema nervioso” de un hotel, el departamento de finanzas es el “cerebro”.
Herramientas de contabilidad
Los principales documentos y libros de contabilidad utilizados por la oficina de finanzas son los siguientes:
o Cuentas, facturas y recibos de los huéspedes
o Diario de ingresos de cajao Diario de cuentas por cobrar
o Diario de egresos de caja
o Ordenes de compra
o Diario de cuentas por pagar
o Diario de nomina
o Reportes de ventas
Facturas
Cada huésped recibe al registrar su salida, una factura, llamada también cuenta del huésped. En ella se enumeran y suman los cargos en que incurrió el huésped durante su estancia. Cuando un huésped carga el artículo a la cuenta de suhabitación, se asienta en la cuenta correspondiente ya sea manualmente en el libro mayor de huéspedes, o automáticamente en un archivo de la computadora. Cada noche, los cargos del día se asientan en las cuentas.
Una factura es un requerimiento de pago. Al cliente se le pide que liquide la cuenta, es decir que pague el saldo, o cantidad total. Una vez saldada la cuenta se le entrega un comprobantede pago, que es un duplicado de la cuenta con el que se confirma que el saldo ha sido liquidado en su totalidad.
Ingresos de caja
Los ingresos de caja (no confundirlos con comprobantes de pago) son los ingresos que el hotel recibe de cualquier fuente. Los ingresos por ventas directas se asientan en un diario de ingresos de caja.
Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar del hotel soncantidades cargadas a las cuentas de los clientes con crédito autorizado, por lo general en cuentas corporativas. El diario de cuentas por cobrar, también llamado libro mayor local, se usa para documentar el dinero que se debe al hotel. Cuando se registra un débito, la cantidad actual se añade al saldo anterior, para calcular el saldo actual. Cuando se registra un crédito, la cantidad se resta del saldoanterior para calcular el saldo actual.
Egresos de caja
Es cualquier pago que hace el hotel como gasto de operación, la mayoría son cheques para pagar, pagos por préstamos, impuestos, servicios, etc. Se usa el egreso de caja para registrar pagos a los proveedores y a otros beneficiarios.
Ordenes de compra
Cuando el hotel compra un producto o servicio se emite una orden de compra para elproveedor, donde se especifican los productos o servicios que habrán de adquirirse, y se proporciona la información sobre envíos y precios. Las ordenes de compra debe autorizarlas y firmarlas un supervisor o gerente. Una orden firmada es un contrato entre el hotel y el proveedor. Cuando se envían los artículos, también se entrega al hotel una orden de envío en la cual se indica la cantidad enviada, elprecio unitario y la extensión de cada artículo.
Cuentas por pagar
Son el dinero que el hotel debe a los proveedores, cuando se emite una orden de compra. En el diario de cuentas por pagar se registra la cantidad en la que se incurre.
Diario de nomina
Los sueldos y salarios que se pagan a los empleados se asientan en un diario de nomina, así como también, los impuestos deducciones,compensaciones y cuotas sindicales.


Reportes de venta
Cada noche se concentran las ventas del día anterior. En una propiedad pequeña, se prepara una concentración de ventas indicando los ingresos por departamento y resumiendo las estadísticas de la recepción.
En una propiedad grande, las ventas y estadísticas se resumen en un reporte de ocupación diaria e ingresos brutos, que se usa para analizar lasventas y ocupación del hotel y para comparar esta información con el pronóstico de venta de habitaciones. Los gerentes consultan el reporte para evaluar el desempeño del personal. El reporte permite a cada gerente ver el impacto de su departamento o división en el ingreso total del hotel.
Reportes financieros y pronósticos
Además de una contabilidad exacta se elaboran reportes financieros....