La Codificación Comercial

Gestión del montaje y del mantenimiento de instalaciones eléctricas

1º G.S. Sistemas electrotécnicos y automatizados

TEMA 3: TÉCNICAS DE CODIFICACIÓN COMERCIAL
3.1.- INTRODUCCIÓN A LOS CÓDIGOS 3.1.1.- Clasificación de artículos Cuando en una empresa, la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc. Entonces,para poder clasificarlos y localizarlos fácilmente en el almacén, la empresa tiene la necesidad de codificarlos utilizando códigos. Es decir, que la codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Los artículos o materiales se deben clasificar en base a un sistema racional que permita procedimientos de almacenaje adecuados y control eficiente de las existencias. Laclasificación no suele ser tarea difícil porque, los artículos o materiales de una empresa, pueden catalogarse generalmente como pertenecientes a muchos subgrupos o clases. Una vez clasificado se procedería a asignarle su código. Por ello, clasificar un artículo o material sería agruparlo de acuerdo con sus características: dimensión, forma, peso, tipo, utilización etc., mientras que codificar dicho artículoo material significaría representarlo por medio de un código que contenga las informaciones necesarias y suficientes para identificarlo mediante números y/o letras obtenidas aplicando una serie de reglas de codificación. El código de un artículo o material está compuesto por varias fracciones más pequeñas con su significado propio. Esto facilita que el trabajador, con solo leerlo, pueda tener unaorientación sobre el tipo de producto. En ocasiones, el personal de trabajo llega a familiarizarse tanto con los códigos que llega a memorizar los que más se utilizan en su empresa. Sin embargo, para un cliente, el código no le sugiere nada. Los sistemas de codificación más usados son: sistema alfabético, alfanumérico y numérico. - El sistema alfabético: codifica los materiales con un conjunto deletras (A a Z), cada una de las cuales identifica determinadas características y especificaciones. Este sistema limita el número de artículos a la cantidad de letras del alfabeto y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema muy poco utilizado. - El sistema alfanumérico: es una combinación de letras y números. En este sistema, las letras suelen representar la clase de material y sugrupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del artículo. Por ejemplo, la 1ª letra podría significar si se trata de materia prima, producto acabado, recambio, mercadería, etc.; la 2ª letra, la familia a la que pertenece el artículo, cable, mecanismo, tubo, etc. y así sucesivamente. Los números podrían indicar el orden dentro de cada familia. - El sistemanumérico: para que el número de artículos no quede limitado por el sistema decimal (0 a 9) siempre se pueden agrupar los números por bloques (2 ó más cifras, por ej: 00 a 99). Tienen la desventaja de que pueden ser difíciles de interpretar por el personal que los maneja, especialmente si constan de gran cantidad de cifras, pero es el sistema más utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad deinformación e ilimitado número de artículos que abarca.
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A continuación vemos un ejemplo de cómo codificar con el sistema alfanumérico: La 1ª letra clasifica las diferentes clases de materiales (clasificación general):
1ª LETRA
A B C D E F G H I

CLASES
Materiasprimas Materiales en procesamiento Materiales semiacabados Materiales acabados o componentes Productos acabados Materiales de oficina Materiales de limpieza Materiales inflamables Combustibles, aceites y lubricantes

La 2ª letra clasifica las principales familias o grupos de materiales de cada clase representado por la 1ª letra (clasificación individualizadora). Por ejemplo: se puede considerar...