La comunicación interna en la empresa

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LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA

Aunque sea válido para cualquier tipo de reunión en el marco de la gestión de una empresa, en concreto en el ámbito de la calidad y del Sistema de Gestión de la Calidad, deben ser objeto de comunicación interna bidireccional:
la política de la calidad
los objetivos de la calidad establecidos
los requisitos de la calidad a cumplir por la empresa
loslogros y metas alcanzados
los resultados obtenidos en los indicadores establecidos
¿Cuáles pueden ser los canales o actividades que promueva la Dirección de una empresa para mantener una buena comunicación interna? Habrá tantos como la imaginación de esa Dirección y estructuras de mando pueda aportar. Pero, a modo de síntesis de lo más habitual, podemos considerar las siguientes:

A) REUNIONES ENGRUPO

Una reunión, bien sea sobre cualquier aspecto del trabajo en la empresa, bien sea específicamente convocada para comunicar, es un foro abierto siempre a la información, al debate y a la exposición de las opiniones de los asistentes.

Cuando se utiliza para la comunicación interna, permite:
planificarla adecuadamente
reunir a varias personas a la vez
escoger selectivamente a losasistentes
exponer claramente los mensajes
dar todas las aclaraciones adecuadas de la información a transmitir
adecuar el nivel de la información a los asistentes
graduar la información transmitida de acuerdo con la asimilación de los asistentes
formular preguntas
verificar la buena comprensión de las informaciones transmitidas
evaluar el nivel de percepción de la información transmitidachequear el grado de aceptación y la reacción de los asistentes
posibilitar modificaciones o ampliaciones de la información transmitida a instancia de los asistentes
gran flexibilidad en la exposición
recibir, sobre la marcha, comentarios, sugerencias y opiniones de los asistentes
motivar colectivamente
aglutinar a los asistentes alrededor del mensaje
potenciar el liderazgo de la dirección
Lasreuniones requieren siempre una preparación previa, que permita a quienes la van a dirigir o moderar, obtener la máxima eficacia de ellas.

B) REUNIONES INDIVIDUALES

Los encuentros o reuniones, formales o informales, entre alguien de la dirección de la empresa con algún empleado, o de mandos intermedios con sus subordinados, propician cauces muy eficaces de comunicación interna.

Se puededecir que es en este terreno en el que se juega la auténtica y diaria comunicación bidireccional de la empresa. Cuando esos cauces se ciegan, por cualquier causa que provoque incomunicación total o parcial, la vida de la empresa se resiente.

Este hecho es mucho más frecuente de lo que parece. En muchas empresas, el carácter y la personalidad de directivos y mandos intermedios, su estilo dedirección y mando, su desconocimiento de la importancia de la comunicación hace que no estén suficientemente abiertos los canales con la parte del organigrama que cuelga de ellos. Y esto es siempre un perjuicio para la empresa, suficientemente reconocido en la actualidad.

La reunión individual permite:
personalizar la información a transmitir
matizar y cribar más o menos la información
la máximaflexibilidad en la comunicación
escuchar al interlocutor
conocer sus opiniones y sugerencias
poder hablar con mayor libertad sobre el impacto de la información
C) PUBLICACIONES INTERNAS

Si una empresa cuenta con una revista o boletín periódico interno, puede aprovecharlo como cauce de comunicación de aquella información, derivada de SU gestión, que a la Dirección interese transmitir. Es unvehículo unidireccional, de arriba abajo.

Una publicación interna se caracteriza por:
lo que está escrito puede releerse y comprender mejor
se puede guardar para consultar en cualquier momento
solo se informa cada cierto tiempo, de acuerdo con la periodicidad de la publicación
existe una gran limitación de espacio
no toda la información que quiera dar la Dirección es publicable
la...
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