LA CONTABILIDAD Y SU DOCUMENTACION, ¿CUAL ES EL PLAZO PARA CONSERVARLA?.
Páginas: 13 (3240 palabras)
Publicado: 20 de marzo de 2013
C.P. Rafael Gasque Méndez.
Calle 60 No. 474 Altos X 53 Y 55
Col. Centro. C.P. 97000
Mérida, Yucatán, México
Tel: (52) (999) 923 80 11 Ext 204
E Mail: rafael.gasque@drgc.com.mx
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LA CONTABILIDAD Y SU DOCUMENTACION, ¿CUAL ES EL PLAZO PARA CONSERVARLA?.
Frecuentemente recibo consultas de clientes que deseandestruir su documentación contable con mas de cinco año de antigüedad, para liberar espacio en sus bodegas de archivo, porque existe la idea generalizada de que ese es el plazo en el cual la autoridad puede ejercer sus facultades de comprobación fiscal y porque cuando leen las primeras líneas del segundo párrafo del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación que se modificó desde el año 2007, seencuentran que deberán conservar la documentación durante un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.
Puesto que estamos hablando de la contabilidad, es necesario tener en claro desde la perspectiva de las autoridades, cual documentación la integra. En este aspecto el último párrafo delartículo 28 del Código Fiscal de la Federación, nos señala que la contabilidad se integra por:
1. Los sistemas y registros contables que señale el reglamento del Código: (Sistemas: de registro manual, mecanizado o electrónico. Libros: Diario y mayor, y el medio electrónico donde se encuentren grabados)
2. Los papeles de trabajo,
3. Los registros y cuentas especiales,
4. Los libros y registrossociales,
5. Los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros,
6. Las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas,
7. La documentación comprobatoria de los asientos respectivos y
8. Los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.
Ahora bien, la respuesta a la pregunta del titulode este artículo, parece simple de responder si nos atenemos a lo que dispone la Ley General de Sociedades Mercantiles, ya que nos encontramos en su fracción III del artículo 158, que los administradores son solidariamente responsables para con la sociedad de la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o información que previene la ley y lo que previeneestá en el artículo 38 del Código de Comercio, es que el comerciante deberá conservar debidamente archivados los comprobantes originales de sus operaciones por un plazo mínimo de diez años, y el artículo 49 del mismo Código establece que los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquieraotros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.
El plazo de 10 años para conservar la contabilidad señalado en el Código de Comercio, se confirma en la propia Ley General de Sociedades Mercantiles, ya que su artículo 245 establece en el caso de liquidación de sociedades, que los liquidadores mantendrán en depósito los libros ypapeles de la sociedad, durante diez años después de la fecha en que se concluya la liquidación.
Lamentablemente, las leyes fiscales toman hegemonía sobre otras leyes a las que llamamos “blancas”, porque no son sancionadoras por si mismas, haciendo complejo el determinar el plazo de conservación de la contabilidad, ya que se requiere de conocimiento de las disposiciones aplicables en el CFF ysu Reglamento y conocimiento de las circunstancias en la situación fiscal del contribuyente, para determinar cual documentación puede destruirse y cuando.
El primer análisis de la documentación consistiría en determinar:
a) Documentación que tiene efectos fiscales que se circunscriben a la declaración del año en que se contabilizan,
b) Documentación que tiene efectos fiscales que se...
C.P. Rafael Gasque Méndez.
Calle 60 No. 474 Altos X 53 Y 55
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LA CONTABILIDAD Y SU DOCUMENTACION, ¿CUAL ES EL PLAZO PARA CONSERVARLA?.
Frecuentemente recibo consultas de clientes que deseandestruir su documentación contable con mas de cinco año de antigüedad, para liberar espacio en sus bodegas de archivo, porque existe la idea generalizada de que ese es el plazo en el cual la autoridad puede ejercer sus facultades de comprobación fiscal y porque cuando leen las primeras líneas del segundo párrafo del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación que se modificó desde el año 2007, seencuentran que deberán conservar la documentación durante un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.
Puesto que estamos hablando de la contabilidad, es necesario tener en claro desde la perspectiva de las autoridades, cual documentación la integra. En este aspecto el último párrafo delartículo 28 del Código Fiscal de la Federación, nos señala que la contabilidad se integra por:
1. Los sistemas y registros contables que señale el reglamento del Código: (Sistemas: de registro manual, mecanizado o electrónico. Libros: Diario y mayor, y el medio electrónico donde se encuentren grabados)
2. Los papeles de trabajo,
3. Los registros y cuentas especiales,
4. Los libros y registrossociales,
5. Los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros,
6. Las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas,
7. La documentación comprobatoria de los asientos respectivos y
8. Los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.
Ahora bien, la respuesta a la pregunta del titulode este artículo, parece simple de responder si nos atenemos a lo que dispone la Ley General de Sociedades Mercantiles, ya que nos encontramos en su fracción III del artículo 158, que los administradores son solidariamente responsables para con la sociedad de la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o información que previene la ley y lo que previeneestá en el artículo 38 del Código de Comercio, es que el comerciante deberá conservar debidamente archivados los comprobantes originales de sus operaciones por un plazo mínimo de diez años, y el artículo 49 del mismo Código establece que los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquieraotros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.
El plazo de 10 años para conservar la contabilidad señalado en el Código de Comercio, se confirma en la propia Ley General de Sociedades Mercantiles, ya que su artículo 245 establece en el caso de liquidación de sociedades, que los liquidadores mantendrán en depósito los libros ypapeles de la sociedad, durante diez años después de la fecha en que se concluya la liquidación.
Lamentablemente, las leyes fiscales toman hegemonía sobre otras leyes a las que llamamos “blancas”, porque no son sancionadoras por si mismas, haciendo complejo el determinar el plazo de conservación de la contabilidad, ya que se requiere de conocimiento de las disposiciones aplicables en el CFF ysu Reglamento y conocimiento de las circunstancias en la situación fiscal del contribuyente, para determinar cual documentación puede destruirse y cuando.
El primer análisis de la documentación consistiría en determinar:
a) Documentación que tiene efectos fiscales que se circunscriben a la declaración del año en que se contabilizan,
b) Documentación que tiene efectos fiscales que se...
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