La Correspondencia

Preparación de la correspondencia
La organización del servicio de correspondencia en una empresa es fundamental. En toda la compañía es preciso que exista una sección o persona encargada delcorreo.
En esta sección entran los envíos procedentes de los diversos departamentos, no sin antes poner las direcciones, en las que no puede faltar el Código Postal del destinatario, introducir elescrito en el sobre y cerrarlo. Si se trata de paquetes se envuelve en un papel adecuado, se precintan y se les ponen etiqueta necesaria
Salida del correo
Una vez que esta preparada lacorrespondencia, se clasifica según a la ciudad a que se dirija y el tipo de envió (cartas, paquetes, postales…), se anota en un libro de <<Registro de Salida de la Correspondencia>>.
Se pesa y sefranquea adecuadamente. Se preparan los impresos para giros o reembolsos, justificantes para los certificados y los documentos necesarios, si se envía al extranjero
SALIDAN° DE ORDEN CLASE ANEXOS DESTINATARIOS ASUNTO
REFERENCIA FECHA
Registro de salida de la correspondencia

Según el destino y clase de correspondencia, se prepara enlotes para entregar en Correos, donde se recogerán los justificantes de certificados y se realizará el sellado, en el caso de que la empresa no disponga de franqueadora, y a continuación se archivandichos justificantes.
Recepción del correo
Es importante que la correspondencia que reciban los diferentes departamentos de la empresa esté centralizada en un servicio único, o por lo menos quehaya una persona que se responsabilice de la buena marcha de este servicio, como norma de organización y efectividad.
Llegan los diferentes departamentos
ENVÍOS
Departamento control de lacorrespondencia

Se imprimen las decisiones con el Código Postal
ANTES
Se pliega la correspondencia y se cierra
Empaquetado
Etiquetado...