La informatica en la administracion

El Sistema de Información en la Empresa
El Sistema de Comunicación en la Empresa
La información no sólo debe ser generada, sino que también debe ser distribuida y diseminada, así como ser captada por los receptores, es decir la información debe circular por la empresa, este es el objeto del Sistema de Comunicación (SC), hacer que la información circule dentro de la empresa desde el exteriorhacia la empresa y desde la empresa hacia el exterior, de la misma forma que debe circular por dentro de la empresa. La Comunicación será pues, la transferencia de la información entre dos o más miembros de la empresa, o de la empresa con el exterior y viceversa. No sólo el SC recoge la transmisión de la información, sino también el canal feedback, a través del cual se puede establecer la relaciónentre el emisor y el receptor del mensaje ( diálogo). La comunicación constituye el vehículo y el SC el camino por donde actúa la información, para movilizar a los miembros de la organización, acercándolas más y transmitirles el sentimiento de pertenencia y participación, en el desarrollo de la empresa. La comunicación actúa como factor de motivacióny movilización de los esfuerzos de los miembrosde la empresa y también sirve para observar el comportamientode las personas, conociendo sus opiniones sugerencias, recogiendo la información que ellas generan. La comunicación y el SC, pueden ser empleados como medio o instrumento para que la dirección de la empresa, transmita los mensajes oportunos de su cultura empresarial, inculcando los posibles cambios o modificando actitudes, hábitos etc.para realizar el proyecto empresarial, reafirmando la identidad de la propia empresa. El SC para transmitir la información y movilizar a los miembros de la empresa depende: La eficacia del lenguaje utilizado (claridad y concreción), que sea entendido por los receptores.
La eficacia de la red del SC, depende de los medios técnicos y del comportamiento y formación de los miembros, en la relación comoreceptores-transmisores de la información. La eficacia de los receptores para comprender y tratar la información. El modo de diseñar la circulación de la información y los canales feedback. Los obstáculos que surgen para poseer una buena comunicación son: Técnicos y físicos, ligados a la ausencia o imposibilidad o mala calidad del feedback o aquellos que tiene dificultades de comprensión en ellenguajeo el contenido. Psicológicos, ligados a la retención de la información por parte del emisor y/o receptor, con la intención de mantener un poderrespecto del otro, creando una zona de incertidumbre ( conflicto entre emisor-receptor) que puede hacer fracasar el sistema. La resistenciade los directivos, a proporcionar toda la información a sus subordinados y establecer una comunicación conellos, limita y entorpece la comunicación. Esta resistencia se debe principalmente, a que las fuentes de información de los directivos suelen ser orales, y se almacenan en sus cabezas por esto tienen que perder tiempo para reflejar sus datos en un dossier, así pues el directivo esta condenado por su propio SI a un dilema de delegación, tener que hacer demasiado uno mismo o delegar en subordinados coninformación adecuada [Mintzberg].
Las Funciones del Sistema de Información
El SI lleva acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos:
Funciones de captación y recolección de datos.
Almacenamiento de la información
Tratamiento de la información
Distribución de la Información.
Captación y Recolección de Datos: Recoge la información externa (o del entorno) einterna, enviando dicha información a través del SC a los órganos del SI, encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la captación de información depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de forma...