Las relaciones publicas

Organización y Gestión de Eventos
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas,convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
Pasos para la planificación de un evento
Producción. El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivoprincipal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.
Montaje. Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.
Ejecución. Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas
Desmontaje. Orden del equipo para retiro delos materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.
Evaluación de resultados. Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del post-evento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos. Paraello utilizamos el ROI o Return On Investment (ROI).
Post-evento. Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0, etc.,

INTRODUCCIÓN
La organización de un evento requiere una amplia planificación y unaserie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento de un Capítulo sea todo un éxito.
ESTABLECIMIENTO DE LATEMÁTICA DEL EVENTO
Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica en concreto, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentrodel sector, así como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.
Además, la temática del evento o del seminario también determinará el tipo de los canales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al equipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de forma correcta los participantes y lasempresas objetivo a las que se les presentarán el evento.
SELECCIÓN DE UN LUGAR DE CELEBRACIÓN
La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.
La ubicación y el estándar decalidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.
Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promoción in situ de suevento. Se debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:
Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección
Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.
Disponibilidad de conserjes/puntos de información.
Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas las actividades para...