Los Archivos

LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN LA EMPRESA

En toda gran y pequeña empresa se reciben, crean, procesan y transmiten grandes cantidades de documentos y registros. Los datos que con tiene no deben ser confiados a la memoria, ya que, en poco tiempo, esa información puede ser deformada o deteriorada.

El archivo es la memoria colectiva de la empresa y, como tal, de suma importancia para lasupervivencia y buen funcionamiento.

Se entiende por archivo el lugar donde están recogidos, ordenados y conservados los documentos que contienen datos que interesan a la empresa.

Para el buen funcionamiento del archivo se precisa que:

• Todos estén involucrados en esta labor aceptando la responsabilidad propia de cada uno.
• El archivo sea tan asequible de manejar que cualquier personaque necesite la información depositada pueda encontrarla de manera sencilla y rápida, en el momento preciso, invirtiendo el menor esfuerzo posible. En definidamente relacionar el archivo.

FORMAS ANTIGUAS DE ARCHIVAR
FORMAS ANTIGUAS
El hombre de la antigüedad sintió la imperiosa necesidad de adoptar un sistema que permitiera acumular y ordenar todos los papeles y documentos que serelacionaban con la actividad a que se dedicaba y para su realización usó el gancho o espigón. Este es el sistema más antiguo y consiste en un clavo o gancho con base de metal para colocarlo sobre el escritorio, la mesa o colgarlo en la pared.
GANCHO O ESPIGÓN:
Se usa de la siguiente manera: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Las desventajas que ofrece esta formade archivos son:
1. los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro.
2. Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto y otro orden que ayude a la localización de los documentos.
3. Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles, lo que ocasiona perdida de tiempo.
4. Se necesita perforarlo cuando se coloca y estaperforación puede quedar sobre una palabra de importancia en el documento.

Este sistema de archivo lo usan actualmente las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, pero en forma temporal, ya que después lo pasan a un archivo permanente.

CASILLERO O NIDO DE PALOMA
Otro método antiguo de archivos que consiste en un mueble de madera con distintasdivisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. En estas divisiones se guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada división se le asigna una letra del alfabeto. Se le denomina así porque se asemeja a un palomar.
Ejemplo del casillero es el mueble que se usa en los apartados de correos y hoteles para guardar lacorrespondencia que se distribuirá al público.

TABLA DE SHANNON:
Forma antigua de archivo que consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo. Hoy día se usa en las oficinas del registro civil, las notarias, tribunales de justicia, hospitales. También la usan losempleados que prestan servicios al aire libre, como los ingenieros, capataces, inspectores de buses para el contador, cuando realiza el inventario físico, para apoyarse al escribir la información.
Presenta las mismas desventajas del gancho o espigón, e igualmente se utiliza en forma temporal.

ARCHIVO DE CAJA
El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenaralfabéticamente. Este sistema consiste en una caja pequeña de madera, plástica o de metal. Dentro de está se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido. El archivo de caja ofrece la ventaja de que los documentos se protegen contra el polvo, los papeles se mantienen en orden alfabético y se localiza con facilidad....