Los documentos oficiales

Oficio
Es un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes, acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Su redacción debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial, referente a la estética, puntuación, redacción, etc.
Cuando en el oficio se tratan dos o más asuntos, se aconseja separarlos en párrafodistinto cada uno, porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo.
El oficio es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o a diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es usado entre jefes de alta categoría y de subalternos a jefes. En su contenido se tratan asuntos de importancia, pudiendo dar origen a formarexpediente.
Por medio del oficio se pueden hacer solicitudes, rendir informes, acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Generalmente se aplica para informar alguna disposición relacionada al servicio.
Este instrumento deberá contener destinatario. Los elementos que forman el oficio son:
• Numero de oficio y referencia.
• Lugar y fecha.
• Destinatario.
•Identificación del titulo y cargo de las personas a quien se dirige el oficio.
• Vocativo.
• Contenido o cuerpo del oficio.
• Despedida.
• Firma y cargo de quien envía.
• Indicadores de archivo. Copias a otras autoridades u oficina. Correlativo.
El oficio es un instrumento que se utiliza para dirigirse a otras personas de menor rango o mayor rango o viceversa.
Este instrumentose aconseja utilizarlo en el sistema educativo y lo puede utilizar el Director del plantel educativo, para dirigirse a los subalternos de la empresa educativa a su cargo, cuando se dirija a las autoridades del Ministerio de Educación, supervisores Educativos, Capacitadores técnico pedagógicos, Capacitadores técnico administrativos y viceversa.
Ejemplo de oficio:
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓNDEPARTAMENTAL
DE EDUCACIÓN
GUATEMALA C. A.
Oficio No. DDEG-25-2008.
Ref. FCR/Pivaral
Guatemala, 21 de mayo de 2008.
Lic. Mynor Estrada Bolaños
Coordinador del Sector Oriente
Departamento de Guatemala.
Distinguido Licenciado Estrada Bolaños
La presente tiene el objetivo de informarle que usted, ha sido designado para participar en la Conferencia Mundial de la Educación para la Paz, quese realizara en la Universidad de Salamanca, España, del 1 al 14 de septiembre del presente año, por lo que puede ingresar sus documentos a la Unidad de Relaciones Publicas de esta Dependencia Ministerial, lo mas pronto posible.
Es necesario que nos presente el tema a disertar en tan magno evento, por lo que también deberá proporcionarnos a mas tardar el 28 de septiembre, copia de los temas queusted escogerá, así como el material necesario para proporcionar a los participantes en el mismo.
Lo anterior con el fin de preparar con oportunidad, las carpetas para su conferencia y el viaje que la Unesco le concede.
Aprovecho de nuevo la oportunidad para felicitarle y ratificarle mis saludos y respeto.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Director Departamental de Educación
Cc. archivo
ProvidenciaUna providencia es un instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trámite para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial existen dos clases de providencia.
Providencia resolutiva
En ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita,
[pic]
Ejemplo
MINISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL COORDINACIÓN SECTOR NORTE
---DINACIÓN SECTOR NORTE,MUNICIPIO DE CHINAUTLA, GUATEMALA, VEINTITRÉS DE MAYO DE DOS MIL OCHO.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ASUNTO: MILDRED ESPERANZA GARCÍA PÉREZ, Director de la Escuela Nacional Urbana Mixta de la Colonia Santa Faz, Municipio de Chinautla, Departamento de Guatemala, solicita: Incremento en cuota para aporte...