Los Procesos De Organización

LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN:
Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción.
Para estar de acuerdo en lo fundamental, clasificación y ordenación no admiten igualdad de significado. Estas dos actividades, específicas y distintas, aunque complementarias y consecutivas, constituyen lo que en archivística se considera organización documental. De lo queno hay duda es que ambas van encaminadas a respetar la situación en que se producen los documentos o a restablecerla si aquella se ha deshecho. “Clasificar y Ordenar son dos operaciones dentro de una más amplia que podemos llamar Organización, perfectamente diferenciadas y esenciales, en aras de la conservación de los documentos, de una parte, e indispensables para inventariar y catalogar, deotra”.2
“ Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo”3
“ Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización .
“ Ordenación:Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. (...)”5 De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organización es un resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, laordenación. Si no se dan los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organización, pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados. La organización (clasificación, ordenación) no solo se comprueba examinando físicamente los documentos, ésta también se puede –y se debe- observar o representar en instrumentos de control (Inventarios, Tablas deRetención Documental, Tablas de Valoración Documental) o en instrumentos de consulta (Guías, Catálogos). En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad de los procesos de organización. Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción
¿HASTA DÓNDE LLEGA LA CLASIFICACIÓN? La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este procesocomienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman). Para lograr la conformación de series, el proceso de clasificación procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el finaldel proceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas. La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles son los de cada unidadadministrativa, cada función y cada serie.
¿DÓNDE COMIENZA LA ORDENACIÓN? Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, también es cierto que ellas pueden estar desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relación recíproca de suspartes. Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero sin ensamblar, sin conexiones.
Si la clasificación se puede entender como un proceso mediante el cual se establecen las diferenciaciones de las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta el principio de procedencia, la ordenación se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones...