Administracion

Aspectos administrativos

Los aspectos administrativos deben responder a la misión de la institución y variarán en función de sus responsabilidades y tamaño. Es necesario sincronizar las funciones generales que el museo debe desarrollar para cumplir con su misión: planificación y programación, organización y procedimientos, reclutamiento y administración de recursos humanos. Toda unidadadministrativa debe ejecutar tareas comerciales, técnicas, financieras, de seguridad, contables y administrativas propiamente dichas, las cuales se ejercen desde la Dirección de la institución.

A continuación se han considerado dos aspectos básicos como son: el presupuesto y el financiamiento.

El presupuesto es un instrumento que sirve, no sólo para determinar los costos de un programa oproyecto sino también para disciplinar la sección institucional. En el caso que nos compete, el presupuesto de un museo debe estimarse a partir de sus necesidades particulares, según las actividades programadas durante el año, las adquisiciones de objetos para el incremento de las colecciones, además de los gastos esenciales de operación. El presupuesto debe ser calculado, ajustado y discutidoanualmente. Deben estimarse con precisión todos los ingresos y egresos de capital aplicando un sistema de inventario anual, balances mensuales que agilicen el control presupuestario de la institución.

Esta responsabilidad debe recaer en el departamento o dirección de administración, aunque en algunos casos el mismo personal directivo del museo es quien ejecuta estas funciones.

Es importante resaltarque la labor de administración debe responder a las exigencias y responsabilidades del museo como institución cultural, educativa, recreativa y responsables de su patrimonio.

Hemos dividido los gastos de la institución según las siguientes categorías:
1. Gastos de funcionamiento: abarca los gastos de personal, capacitación, adiestramiento, honorarios profesionales, seguros y serviciosgenerales.
2. Gastos operativos: papelería y efectos de oficina, imprenta y reproducción, comunicación transporte, caja chica.
3. Gastos de montaje y preparación de exposición: embalaje, museografía, difusión y programación de eventos.
4. Gastos de mantenimiento: todo lo referente al cuidado, limpieza y reparaciones en general de la sede.
5. Gastos de adquisición de la colección. Elfinanciamiento por su parte, representa la forma como serán previstos los recursos económicos para cubrir los costos que determina el presupuesto, lo que implica desde luego indicar su procedencia.

Fuentes de financiamiento:
1. Subsidios provenientes del Estado: la administración pública formada por Ministerios, Oficina de la Presidencia de la República, Empresas del Estado e Institutos Autónomos. En elcaso de los museos, el CONAC es el organismo más directo de ayuda.
2. Donaciones privadas: otorgadas por empresas u organizaciones nacionales e internacionales que preveen fondos de ayuda para proyectos culturales.
3. Ingresos propios: ingresos provenientes de actividades que el mismo museo genera, tales como conferencias, seminarios, conciertos, y otros. Ganancias obtenidas por tarifas deadmisión. De la tienda del museo a través de la venta de obras de arte, objetos decorativos, postales, diapositivas, catálogos, afiches, etc. Del alquiler de los espacios del museo para eventos varios.
4. La Sociedad de Amigos: puede ser otro medio de apoyo a la labor del museo. Estas, generalmente están constituidas por un grupo compuesto de altas personalidades del mundo económico, cultural ypolítico, y en lo posible ajenas a la institución que se pretende ayuda. Debe ser jurídica y administrativamente autónoma, especificando en su acta constitutiva y estatutos que no tiene fines de lucro y su papel es de apoyo al museo.

La función primordial de una Sociedad de Amigos es la búsqueda de fondos que puedan prestar ayuda financiera al Museo; para ello es recomendable:
1. Servir de...