Macros Access 2007

Al trabajar con bases de datos, tarde o temprano se llega a la situación en que una ó varias tareas se hacen tan repetitivas, que uno se pregunta si no habría un mecanismo para automatizar esas acciones ya que tener que hacerlo manualmente cada vez, resulta lento y tedioso. En tales situaciones debemos recurrir a las MACROS, que podremos crear según nuestras necesidades y que simplificarán todaslas actividades rutinarias.


Una MACRO (término que procede de la palabra macroinstrucción) es como una lista de acciones que al activarla se ejecutan automáticamente y en el mismo orden en que se han grabado. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que abra un formulario ó imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando.

El modo de crear una macro en Access no es lomismo que el que se suele usar en otros programas, como hojas de cálculo y procesadores de texto, lo normal en estas aplicaciones es que una macro se cree “grabando” o “registrando” los pasos que lleva a cabo el usuario. Así, al ejecutar una macro, el programa repite los pasos con el consiguiente ahorro de tiempo. En Access, crear una macro consiste en indicar las acciones y los elementos sobrelos que hay que llevar a cabo dichas acciones.

Una macro puede ser: una macro compuesta de una ó varias acciones, o puede ser un grupo de macros. También se puede usar una expresión condicional para determinar si se llevará a cabo una acción en algunos casos cuando se ejecute la macro.


Crear una macro (secuencia de acción/es)


1) En la Cinta de opciones Inicio, grupo Otrospulsar en Macro.
2) Aparecerá la ventana de diseño de la macro…
3) En la columna Acción, haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones.
4) Haga clic en la acción que desee utilizar.
5) Introduzca un comentario para la acción. Los comentarios son opcionales pero harán la macro más fácil de entender y mantener.
6) En la parte inferior derecha de la ventana podrá ver un mensajeorientativo sobre lo que debe hacer en cada momento. En la parte inferior izquierda de la ventana, especifique los argumentos de la acción, si es que se requiere alguno. Los componentes de esta lista sólo aparecen una vez que se ha seleccionado la acción y dependen de la acción en cuestión.
7) Para agregar más acciones a la macro, muévase a otra fila de acción y repita los pasos 3 a 6. Microsoft Accesslleva a cabo las acciones en el orden en el que se enumeren.


Ejemplo












Sugerencia. Para crear rápidamente una macro que lleva a cabo una acción sobre un objeto de base de datos específico, arrastre el objeto desde la ventana Base de datos hasta una fila de acción en la ventana Macros. Por ejemplo, puede crear una macro que abra un formulario arrastrando el formularioa una fila de acción.







Crear un grupo de macros


Si tiene numerosas macros, agrupar las macros relacionadas en grupos de macros puede ayudar a administrar la base de datos más fácilmente. Pues bien, cuando varias macros se almacenan en un único objeto del tipo macro, a ese objeto se le denomina grupo de macros (por contraposición a cuando se almacena una sola macro, en cuyocaso el objeto se llama simplemente macro independientemente de que realice una o varias acciones).

Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, llamado Botones, está compuesto de tres macros relacionadas: Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva a cabo la acción AbrirFormulario, y la macro Productos lleva también a cabo la acción DesplazarTamaño.

Ejemplo:Las macros de un grupo de macros se crean exactamente igual que las macros individuales, la única diferencia existente entre ambas consiste en que, en el caso de los grupos de macro, debemos utilizar una columna adicional en la ventana de diseño de la macro para indicar a Access el nombre de cada macro, su inicio y su final. Para ver esta columna, debemos usar el botón Nombres de...