Manual Adiestramiento REN

MANUAL DE ADIESTRAMIENTO
RADICACIÓN ELECTRÓNICA
NOTARIAL
(Versión Revisada Abril 2013)

Tribunal Supremo de Puerto Rico
Oficina de Inspección de Notarías

Oficina de Administración de los Tribunales
Directoría de Informática

TABLA DE CONTENIDO
I.

MENSAJE DEL JUEZ PRESIDENTE DEL TRIBUNAL SUPREMO DE
PUERTO RICO, HON. FEDERICO HERNÁNDEZ DENTON, CON
MOTIVO DE LA PUESTA EN VIGENCIA DEL PROGRAMA DERADICACIÓN ELECTRÓNICA NOTARIAL (MARZO 2011)……................5

II.

MENSAJE DEL DIRECTOR DE LA OFICINA DE INSPECCIÓN DE
NOTARÍAS, LCDO. MANUEL E. ÁVILA DE JESÚS, CON MOTIVO DE
LA REVISIÓN DEL MANUAL DE REN (ABRIL 2013)……..…….…………..6

III.

REQUISITOS PARA EL USO DE LA APLICACIÓN DE RADICACIÓN
ELECTRÓNICA NOTARIAL (REN)……………………………………..……...7

IV.

APOYO………..………………..…………………………………………………19

V.MANEJO DE EXCEPCIONES..……………...………………………………...20

VI.

INTRODUCCIÓN AL MANUAL DEL (LA) NOTARIO(A) …………………..21
1. OBJETIVO………….…………………………………………………………….21
1.1 INICIO DE LA APLICACIÓN…………….………………………………21
1.2 ACCESO UNIRED – OPCIÓN REN……………………………….……21
2. OPCIONES DE LA HERRAMIENTA BPM – METASTORM……………….23
2.1 PRINCIPALES SECCIONES BPM – METASTRORM…………..…...23
2.1.1 MENÚ…………………………………………………………………..…..242.1.2 SALIR DE LA APLICACIÓN…….………………………………………24
2.1.3 DESPLAZAMIENTO……..…………………………………………..…..25
2.2
2.3
2.4
2.5

VENTANA DE TRABAJO……….. ……………………………………..25
ACCESO A CARPETA (ETAPA) ……………………………………..26
ACCIONES Y CONSULTAS …………………………………………....27
INDICADORES……………………………………………………….......28

3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO REN….……………………….30
4. CREACIÓN DEL ÍNDICE MENSUAL…………………………………………31

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5. REGISTRO DE DOCUMENTOS………………………………………….......34
5.1 NUEVO DOCUMENTO……. …………………………………………....34
5.2 MODIFICAR DOCUMENTOS…….…………………………………….41
5.3 ELIMINAR DOCUMENTOS..……………………………………………42
5.4 NÚMEROS OMITIDOS……..……………………………………………43
5.5 REGISTRO DEDOCUMENTOS EN BLOQUE……..………………...44
5.6 REGISTRO HISTÓRICO DE DOCUMENTOS..……………………….45
5.6.1 BORRAR CAMPOS Y SELECCIÓN……………………………………46
5.6.2 CANCELAR HISTÓRICO……..…………………………………………46
5.7 REGISTRO DE COMENTARIOS...……………………………………..47
5.8 HISTORIAL………………………………………………………………..48
5.9 EXCEPCIONES EN REGISTRO DE DOCUMENTOS…….…………48
5.9.1 DATOS DEL DOCUMENTO.……………………………………………48
5.9.2 DATOS DELCOMPARECIENTE/REPRESENTADO…….……........49
5.9.3 REGISTRO EN BLOQUE….….………………………………………...49
6. RADICACIÓN DEL INDICE NOTARIAL……………………………………..50
6.1 RADICACIÓN DE ÍNDICE EN TIEMPO……………………………….50
6.2 RADICACIÓN DE ÍNDICE EN TIEMPO EXCEDIDO……….………..51
6.3 CERTIFICACIÓN DE RADICACIÓN DE INDICE NOTARIAL………52
6.4 CONFIRMACIÓN DE LA RADICACIÓN DE ÍNDICE…….………….52
6.5 RECORDATORIO DE RADICACIÓN DE ÍNDICE….………………..53
6.6 ERRORESY ALERTAS EN LA RADICACIÓN DE ÍNDICES….…..54
6.6.1 ERROR EN LA SECUENCIA NUMÉRICA Y CRONOLÓGICA……54
6.6.2 ÍNDICES PENDIENTES DE RADICAR.………………………………55
6.6.3 ÍNDICE DEL MES CORRIENTE………...……………………………..55
6.6.4 CREACIÓN DE UN ÍNDICE POSTERIOR AL MES CORRIENTE…56
7. ÍNDICE ENMENDADO…………………………………………………………56
8. ESTADÍSTICAS, REPORTES Y CONSULTAS….………………………….62
9. IMPRESIÓN DE ÍNDICES YDOCUMENTOS………………………………64
9.1 IMPRESIÓN DE ÍNDICES……….……………………………………..64
9.2 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS……………………………………..66
10. LISTA DE OBSERVACIÓN (WATCH LIST)……….……………………..68
10.1 RECIBO DEL ÍNDICE NOTARIAL…………………………………....68

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11. GENERALES………………………………………………………………….69
11.1PANTALLA DE CONFIRMACIÓN…………………………………….69
11.2 SELECCIÓN DE FECHAS……………………………………………..69
12. CATÁLOGO DE TIPO Y SUBTIPO DE INSTRUMENTOS….………….71
13. CATÁLOGO DE TIPO Y SUBTIPO DE TESTIMONIOS…………..….…75
14. CATÁLOGO DE JUSTIFICACIONES PARA RADICACIÓN
EN TIEMPO EXCEDIDO…………………………………………………..…81
15. CATÁLOGO DE RAZONES PARA RADICACIÓN DE
ÍNDICE ENMENDADO……………………………………………….….……81

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