Manual Contraloria de Costos

Objetivo del manual. Contar con los procedimientos, que aplicados por el Especialista de Costos, maximicen los recursos, determinando cuales variables, incrementan las Utilidades al finalizar el Ejercicio Contable. 1. Precosto o Pedido Presupuestado Establecer para cada hotel el precosto o pedido presupuestado por cada variable del presupuesto a saber Alimentos, bebidas, Suministros, Aseo,Papelera y mantenimiento. Dentro de la hoja control establecida, se enumeran toda la metera prima a utilizar que estar con su ultimo valor de compra para obtener realmente el costo a usar. Anexando los huspedes que cada hotel tiene de ocupacin, establece si la mercanca requerida se ajusta dentro del presupuesto. Independiente si se ajusta o no, se percata que el total de protenas esta dentro delEstndar establecido por la Gerencia de Costos. Al igual que las frutas y verduras, cuando el requerimiento es de alimento. Con las variables de Presupuesto vs. Huspedes, el contralor aplica sus conocimientos y evala el pedido de materia prima mucho antes que salga del centro de Acopio. Si lo considera relevante o necesario, ajusta las cantidades e informa al Administrador de las novedades. Es muyimportante la revisin minuciosa de cada pedido o requerimiento que realicen los usuarios del centro de Acopio. Como norma Basica toda salida del centro de Acopio, debe estar valorizada y Autorizada con su firma, para proceder a Entregar. 2. Digitacin del pedido de almacn (Precosto) Despus de dar con su firma la orden de entrega de la materia prima, cualquiera que sea, el jefe de almacn con su equipo,procede a entregar a los hoteles, quienes reciben y expresan su satisfaccin con la firma del responsable en la seccin de Recibido Por . Este documento no debe estar mutilado, tachado, enmendado, o sobre escrito. El jefe de Almacn, organiza por fecha, los pedidos entregado a los diferentes hoteles al Contralor de Costos, quien procede a revisar si lo Autorizado fue lo Entregado y Recibido. ElContralor de Costos, recibe los pedidos entregado por el jefe de almacn y firma el acta de recibo. Procede a revisar si contiene tachones, enmendaduras. Hecho esto pasa los documentos para su digitacin en Zeus Inventario. Despus de digitado, se imprime el comprobante digitado y se comprueba, que lo entregado a los hoteles, sea lo que realmente se descont de los inventarios. Realizando esteprocedimiento, se minimizan las diferencias finales en la toma fsica de cada final de mes, que actualmente son muy Altas y preocupantes. Con esta revisin, que actualmente no se realiza, se minimizan por error de transcripcin el 60 de la diferencias. 3. Informes de Costos Diarios Con las salidas de almacn despachas, recibidas, auditadas y digitadas, se procede a realizar El Informe Diario de Costos. Esteinforme lo realiza el Contralor de Costos con el objetivo de monitorear diariamente los costos ejecutados vs. Los costos presupuestados. Informando a la Gerencia y administradores el estado de Ejecucin de Costos, para la toma de decisiones. Con este informe se soluciona cualquier desviacin del costo, antes de llegar al cierre contable de cada mes. Es la herramienta principal para la gerencia y losadministradores, para la toma de decisiones al momento y no despus, de terminado el ciclo mensual. Este Informe de costos comprende los segmentos de Alimentos, bebidas, Suministros, Papeleria y Mantenimiento. De esta forma el Contralor de Costos esta presente, realizando el seguimiento diario a los costos generales del area de Inventarios. Operativamente se realizaran 4. Auditoria Diaria a lasSalidas Se comprueba, compara y revisa las salidas de mercanca del Centro de Acopio a los Hoteles. Se toma la salida de almacn para constatar cantidades y el buen estado de la materia Prima. 5. Selectivos de Saldos Se imprimen los saldos de Inventario a una fecha determinada, se comparan contra el conteo fsico y se determina si las existencias son realmente verdadera. Estos dos procesos, la...