Manual de access 2010

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  • Publicado : 15 de mayo de 2011
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Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de las notas de los alumnos o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que se deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar yorganizar la base de datos.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los padres de familia de un colegio, están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los apoderados, en archivos de información de alumnos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de sus notas. Si cambia el número de teléfono de unalumno, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del padre de familia se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

MS Access es un programa que te permite elaborar bases de datos que contengan y administren cualquier tipo deinformación que se necesite, desde un directorio personal, una lista de alumnos y notas, lista de clientes o proveedores, un catalogo de productos, registros de los empleados, etc. Se aplica a todas las instituciones que manejen información.

MS Access forma parte de Microsoft Office, por lo que los objetos de la interfaz básica (barras de herramientas de acceso rápido, pestañas de la cinta deopciones, cinta de opciones) le resultarán familiares si ha utilizado otros productos de Office u otros programas de Microsoft Windows. Sin embargo, Access tiene más facetas que la mayoría de estos programas, por lo que tal vez le parezca más complejo hasta que se familiarice con él.

Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el computador las reconozca como tal. Casi todoslos sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Procedamos entonces a generar nuestro trabajo con MS Access 2010, manos a la obra colegas!!!
La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial comoésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos másadelante.

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Crear una base de datos.

Para crear una nueva base de datos debemos:
• Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo, que aparece a la izquierda de la pantalla.

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Podemos también acceder a través de la combinación de letras Ctrl + U

O bien hacer clic sobre el icono Nuevo [pic] de la barra de acceso rápido. En estos dos casos aparecerá el panel de tareas ypodremos seleccionar Nuevo.

• Elija la opción que elija, un poco más a la derecha verá un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base dedatos y guardarla cuando esté lista.

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• Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

• Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.

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Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que...
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