manual de archivos administrativos

Manuales de Archivo


Para llevar a cabo la elaboración de un Manual de Archivo de Oficina y Administrativo, se llevó a cabo la revisión de 8 manuales elaborados por diferentes profesionales de Latinoamérica, Estados Unidos y Europa; con el objetivo de actualizar las referencias bases para dicho manual, enfocado en Archivos de Oficina y Archivos de Administración. Las bibliografíasconsultadas son:

 Manual Teórico de Archivos
 Manual de la Secretaria Eficaz
 Técnicas de Archivo y documentación en la empresa
 Catalogación y Archivo
 Manual de Archivística
 Archivo de Oficina
 Manual de Gestión de Archivos Administrativos
 Manual de Organización de Archivos de Oficina
 Manual de Archivos y correspondencia.


Al tener a la vista el Manual Teórico deArchivos escrito por Oscar Hauessler y Thelma de Monteagudo (Guatemala), se observó que el contenido del Manual es bastante amplio, esto porque abarca desde términos específicos de archivística así como también la informática dentro de los archivos.

El tema que se encuentra de interés en este caso es sobre los Archivos de Oficina y sobre el mismo es muy poca la información que maneja el Manual. Seconsidera que el Manual tiene un enfoque más para el estudiantado de la carrera de Archivos y no tanto para todas aquellas personas que han tenido una mínima formación en el pensum de estudios así como también para las personas que ejercen el trabajo de archivos a priori.
El objetivo por la cual se realiza esta revisión es para tener un mejor conocimiento en los manuales que se han producido paratener un mejor enfoque de cómo se puede ayudar a los profesores que imparten la unidad de archivos en las diferentes carreras de secretariado.

Al realizar la lectura del Manual de la Secretaria Eficaz no noto que el contenido del mismo se refiere únicamente a como se debe de comportar la secretaria en su puesto de trabajo para poder realizar con más eficacia sus múltiples labores pero no se notónada que involucrara como tener un archivo con eficacia, lo cual sería de gran ayuda para la secretaria de esta manera seria mucho más eficiente.

En el texto solamente se muestra las relaciones que tiene una secretaria tanto con el cliente interno como el cliente externo, está más enfocado a las actividades tanto físicas como verbales.

Al momento de revisar el contenido del Manual dePerfeccionamiento para Secretarias se constató que no se pudo revisar el mismo pero el contenido del índice muestra que dentro del texto a diferencia del Manual de la Secretaria Eficaz este si cuenta con un capitulo el cual lleva como título Perfeccionamiento de las técnicas del Archivo el mismo se divide con los puntos importantes que debe saber la secretaria al momento de tener a su cargo una archivocomo por ejemplo, Conceptos claves de un Archivo, La organización básica de un archivo eficaz, Sistemas de Archivo, Ideas para archivar con facilidad, Control y seguimiento de los documentos, Mecánica para el control de los documentos, Salida de documentos de nuestros archivos activos, Eliminación de documentos. Con estos temas se puede tener una idea de cómo el manual está organizado y queabarca muchos temas para tener un archivo de oficina en control.

Al revisar y realizar la lectura a las Técnicas de Archivo y documentación en la empresa, se observó que está bastante amplio para el trabajo que realiza una secretaria pero se debe de considerar que la mayoría de personas que ocupan un puesto así no tienen el tiempo suficiente para leer un texto muy grande así que debe de disminuirun poco para que todo el texto puede ser leído con facilidad.

El texto “Catalogación y Archivo” de Aída de Bolaños de Torres (Guatemala) aporta nociones básicas sobre archivística, organización documental y tecnología. Se observó que el libro se centra en la organización de documentos pero a través de sistemas mecanizados, donde la mayor información sobre archivística se concentra en:...