Manual de combinación de correspondencia en word
Páginas: 5 (1183 palabras)
Publicado: 15 de abril de 2010
[COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD] 15 de abril de 2010
Manual para la Combinación de Correspondencia en WORD Para llevar a cabo la combinación de información en un documento de Word contenida en una base de datos de Excel o de Word, se deberán realizar los siguientes pasos. 1. Generar la base de datos 1.1. El primer paso es generar la base de datos de la cual se obtendrá la informaciónpara ser vinculada en el documento de Word, en este caso se ocupara el programa Word ya que es el mas flexible para la creación de una estructura de datos. Se abre el programa Word desde cualquier parte, ya sea desde el botón inicio, de la barra de herramientas de Office o con algún acceso directo que se tenga en el escritorio.
Jesús Dorantes Villa
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[COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIAEN WORD] 15 de abril de 2010
1.2. En la hoja de Word se crea una tabla con la cantidad de columnas que corresponda a la información que será variable en el documento y se establecen en primer término los campos o encabezados de columnas que se requieran para la generación del documento, a continuación se presenta una imagen que ejemplifica este punto.
En esta pantalla se establecieron 7campos o columnas mismas que serán la información que ira cambiando para cada entidad. La primer columna servirá para definir el número de oficio, la segunda define el nombre del vocal ejecutivo de la entidad, la tercera el cargo del vocal y así sucesivamente. Una vez que se establecen los campos se requisita la información necesaria, en este ejemplo se utilizará la información de las entidades conla finalidad de generar una base para la creación de oficios.
Como podrás observar, la información se escribió tal y como se quiere que aparezca en el documento a la hora de vincularla, es decir con letras mayúsculas o minúsculas con división de texto, etc.; por ejemplo en el caso de la tercera columna “CARGO”, se estableció un “ENTER” para separar el texto en dos renglones durante lavinculación. Jesús Dorantes Villa Página 2
[COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD] 15 de abril de 2010
Se debe guardar la base de datos con algún nombre, por ejemplo “BASE OFICIO”. 2. Construir el Documento Original (Machote) 2.1. Una vez que se tenga la base de datos creada, se genera el documento original o machote como comúnmente se le dice, en este caso vamos a generar un oficio que se le enviaráa las 32 entidades, a continuación se presenta un ejemplo del oficio generado.
3. Realizar Vinculación de Datos 3.1. El siguiente paso es vincular la información de la base de datos que previamente creamos, al oficio (machote) generado, para ello se realizan los siguientes pasos. 3.1.1. En el documento original se habilita la barra de herramientas “Combinar Correspondencia”, dando un clic conel botón derecho del ratón en cualquier zona en blanco donde se encuentran las barras de herramientas.
Jesús Dorantes Villa
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[COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD] 15 de abril de 2010
Al seleccionar esta opción, el sistema presenta la barra “Combinar Correspondencia”, bloqueada, solamente habilitando dos opciones “Configuración del Documento Principal” y “Abrir Origen deDatos”.
En esta barra se selecciona el botón “Abrir Origen de Datos” para buscar la base de datos que contiene la información que necesitamos, identificando el tipo de archivo que en este caso será todos los archivos (*.*) y ubicando la ruta o lugar en la que se encuentra la base de datos, como se observa en la siguiente imagen.
Seleccionando la base de datos y eligiendo el botón abrir, setendrá vinculada la base de datos al documento original, con lo cual se habilitan todos los botones de la barra “Combinar Correspondencia”.
Jesús Dorantes Villa
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4. Insertar Campos Combinados 4.1. Ya vinculada la base de datos, se tienen que insertar los campos de la base de datos que se deseen seleccionando el botón...
Manual para la Combinación de Correspondencia en WORD Para llevar a cabo la combinación de información en un documento de Word contenida en una base de datos de Excel o de Word, se deberán realizar los siguientes pasos. 1. Generar la base de datos 1.1. El primer paso es generar la base de datos de la cual se obtendrá la informaciónpara ser vinculada en el documento de Word, en este caso se ocupara el programa Word ya que es el mas flexible para la creación de una estructura de datos. Se abre el programa Word desde cualquier parte, ya sea desde el botón inicio, de la barra de herramientas de Office o con algún acceso directo que se tenga en el escritorio.
Jesús Dorantes Villa
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1.2. En la hoja de Word se crea una tabla con la cantidad de columnas que corresponda a la información que será variable en el documento y se establecen en primer término los campos o encabezados de columnas que se requieran para la generación del documento, a continuación se presenta una imagen que ejemplifica este punto.
En esta pantalla se establecieron 7campos o columnas mismas que serán la información que ira cambiando para cada entidad. La primer columna servirá para definir el número de oficio, la segunda define el nombre del vocal ejecutivo de la entidad, la tercera el cargo del vocal y así sucesivamente. Una vez que se establecen los campos se requisita la información necesaria, en este ejemplo se utilizará la información de las entidades conla finalidad de generar una base para la creación de oficios.
Como podrás observar, la información se escribió tal y como se quiere que aparezca en el documento a la hora de vincularla, es decir con letras mayúsculas o minúsculas con división de texto, etc.; por ejemplo en el caso de la tercera columna “CARGO”, se estableció un “ENTER” para separar el texto en dos renglones durante lavinculación. Jesús Dorantes Villa Página 2
[COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD] 15 de abril de 2010
Se debe guardar la base de datos con algún nombre, por ejemplo “BASE OFICIO”. 2. Construir el Documento Original (Machote) 2.1. Una vez que se tenga la base de datos creada, se genera el documento original o machote como comúnmente se le dice, en este caso vamos a generar un oficio que se le enviaráa las 32 entidades, a continuación se presenta un ejemplo del oficio generado.
3. Realizar Vinculación de Datos 3.1. El siguiente paso es vincular la información de la base de datos que previamente creamos, al oficio (machote) generado, para ello se realizan los siguientes pasos. 3.1.1. En el documento original se habilita la barra de herramientas “Combinar Correspondencia”, dando un clic conel botón derecho del ratón en cualquier zona en blanco donde se encuentran las barras de herramientas.
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Al seleccionar esta opción, el sistema presenta la barra “Combinar Correspondencia”, bloqueada, solamente habilitando dos opciones “Configuración del Documento Principal” y “Abrir Origen deDatos”.
En esta barra se selecciona el botón “Abrir Origen de Datos” para buscar la base de datos que contiene la información que necesitamos, identificando el tipo de archivo que en este caso será todos los archivos (*.*) y ubicando la ruta o lugar en la que se encuentra la base de datos, como se observa en la siguiente imagen.
Seleccionando la base de datos y eligiendo el botón abrir, setendrá vinculada la base de datos al documento original, con lo cual se habilitan todos los botones de la barra “Combinar Correspondencia”.
Jesús Dorantes Villa
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4. Insertar Campos Combinados 4.1. Ya vinculada la base de datos, se tienen que insertar los campos de la base de datos que se deseen seleccionando el botón...
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