manual de correspondencia

SENA
CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO


MANUAL DE CORRESPONDENCIA


LIC. ANDREA CAROLINA VALBUENA


APRENDICES: LINA MARIA ARISTIZABAL RIVERA
PAULA ANDREA BETANCOURT HOYOS
DAYANA BARAHONA GOMEZ
ELIZABETH BLANDON GOMEZ
CESAR ANDRES RUBIANO SEVERINO

TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
465448


ARMENIA QUINDIO


AÑO 2013
TABLA DE CONTENIDOIntroducción……………………………………………………………………………………………………………………………….. 3
Objetivo General…………………………………………………………………………………………………………………………. 4
Objetivo Específico.…………………………………………………………………………………………………………………….. 5
Justificación…………………………………………………………………………………………………………………………………. 6
Organigrama……………………………………………………………………………………………………………………………….. 7
Identificación de la empresa……………………………………………………………………………………………………….. 8Misión…………………………………………………………………………………………………………………………………………. 9
Visión………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10
Recibo y despacho de correspondencia……………………………………………………………………………………... 11
Radicación de los documentos…………………………………………………………………………………………………… 12
Distribución de los documentos………………………………………………………………………………………………… 13
Comunicación interna y externa……………………………………………………………………………………………….. 14
Formato de recepción de correspondencia………………………………………………………………..…………….. 15
Tiempo derespuesta de las comunicaciones…………………………………………………………………………….. 16
Normas ICONTEC…………………………………………………
……………………………………………………………………. 17
Documentos dentro de la producción documental de la institución…………………………………………. 18
Tipos de documentos que se reciben de las entidades públicas y privadas………………………….….. 19
Informe…………………………………………………………………………………………………………………………………….. 20Anexos……………………………………………………………………………………………………………………………………… 21


INTRODUCCION
Con el presente manual de correspondencia se puede llevar a cabo una organización y preservación delos archivos siguiendo la normatividad de la clasificación documental, teniendo en cuanta las agrupaciones documentales llevando las normas Icontec para un buen seguimiento de sí mismas.



















OBJETIVO GENERAL
Normalizar los procesos de producción, clasificación,distribución, seguimiento de los documentos enviados y recibidos como parte integral de sus programas de gestión documental.




















OBJETIVO ESPECÍFICOS
Producir los documentos de acuerdo con las normas ICONTEC.

Clasificar los documentos siguiendo los procesos de agrupación para organizar los archivos.

Distribuir los documentos teniendo en cuenta susasuntos y los funcionarios involucrados.

Hacer el respectivo seguimiento a cada uno de los documentos para garantizar lo establecido en este manual.
















JUSTIFICACIÓN
Los archivos presentan deficiencias en su organización, conservación y prestación de servicios, hecho que es resultado de una gestión documental que se haya en manos de personal no calificado, es porello que se pretende implementar los procesos de clasificación adecuando las agrupaciones documentales al momento de organizar los archivos.



















ORGANIGRAMA










IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
Se escogió la institución educativa INEM. José Celestino Mutis. Localizado en: Carrera 19 Calle 10 Norte Esquina. Ya que es un reto para nosotros poderaplicar el manual de correspondencia en los archivos de la institución puesto que esta es una de las más destacadas en el ámbito educativo a nivel departamental y nacional.



















MISION
Somos una institución de carácter público, comprometida con la formación integral de los niños (as) jóvenes y adultos de la región, fundamentada en las pedagogías cognitivas con énfasisen el desarrollo humano, del pensamiento y del lenguaje, orientada hacia la construcción de una sociedad justa, científica, tecnológica y económicamente sostenible.



















VISION
Ser una institución reconocida en...