Manual De Correspondencia

MANUAL DE CORRESPONDENCIA= CODIGO M-AC-001

1. OBJETIVO
Establecer la guía general para el manejo de la correspondencia de la empres XXXXXX
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para todas las Áreas y Departamentos de la empresa que reciba o envíen correspondencia
3. DEFINICIONES:
MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta aespacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Empresa
CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normasgenerales, cambios, políticas y asuntos de interés común
CARTA: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si esel caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo.
ACTA: Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
CLASIFICACIÓN
Registrada y No registrada

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 La correspondencia debe ser redactados teniendo en cuenta las habilidades y capacidades de la secretaria
4.2 La correspondencia deben estar disponibles en los puntos que sedesigne para cada oficina. Y debe quedar registro de la llegada y entrega de cada sobre de correspondencia.
5. RESPONSABILIDAD
La recepcionista es responsable de gestionar la correspondencia
5.1 Verificar que la correspondencia interna y externa se distribuya a las personas que lo requieren y se lleve un control sobre los documentos entregados y los recibidos para su destinatario.
5.2 Mantenerlos documentos originales autorizados, actualizados en un dispositivo de almacenamiento, ordenado hasta su entrega.
6. FRECUENCIA: Cada que se reciba o se envié correspondencia
7. EQUIPOS: computador, papel impresora, archivador
8 PROCEDIMIENTO PARA DILIGENCIAR los diferentes tipos de correspondencia

MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bondtamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad.
MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm.
PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. Dedos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).
PARTES DEL MEMORANDO
ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO.
CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identificanla dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto.
CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha.
DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la líneasiguiente escribir el cargo.
DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora.
ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma...