Manual de fondos acumulados

PROYECTO
PARA LA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

FONDOS ACUMULADOS
MANUAL DE ORGANIZACIÓN

1. MARCO JURÍDICO
Entre las normas específicas relacionadas con el manejo técnico y administrativo de la documentación durante todo el ciclo vital y particularmente lo atinente a las entidades del Estado que se liquiden, fusionen o privaticen se destacan: Decreto 1382/95 “Ordena latransferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación”. Acuerdo 08/95 “Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional.
Decreto 998/97 “Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación”.
Decreto 254/00 “Por el cualse expide el régimen de liquidación de las entidades públicas del orden nacional”. Ley 594/2000 “Ley general de archivos’. Artículo 20. Las entidades públicas que se supriman o se fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberántransferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado vinculadas”. 11Manual de Organización de Fondos Acumulados Acuerdo 038/2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la ley general de archivos 594 de 2000”. Acuerdo 041/2002 “Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las Entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y sedesarrolla el artículo 20 y su parágrafo”. Acuerdo 15/2003 “Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo primero del Acuerdo 041 de 2002”. Acuerdo 02/2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”.
2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y FONDOS ACUMULADOS
Antes de abordar el tema de la organización de los fondos acumulados es necesario definir qué son losfondos acumulados y explicar qué se entiende por organización documental.
2.1 FONDOS ACUMULADOS
Definición. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreñoadministrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumidoalgunas funciones.
2.2 ¿CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTI-TUCIÓN?
Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD). Es decir, desde la última reestructuración hastala fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida institucional. Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuracióncorresponde al concepto de fondos acumulados. Si la última reestructuración de la entidad fue en el año 2000, esta fecha es el punto de partida tanto para elaborar las TRD de la institución y aplicarlas del 2000 hasta la fecha y a la vez será el punto de partida hacia atrás para elaborar las TVD. Sin embargo, las TRD son un referente para la asignación de tiempos de retención y para la disposición...