manual de organizacion y funciones


MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES






MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

DEFINICION
El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a losrequerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal.

OBJETIVO
El Manual de Organización y Funciones tiene por objetivos:
  Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.
  Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.
  Precisar lasinterrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
  Describir los procedimientos administrativos racionalizados.

UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:

  Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.

 Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones formales que corresponda.

  Ayuda a institucionalizar la Simplificación Administrativa proporcionando información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al ocupar los cargos que constituyen lospuntos de trámite en el flujo de los procedimientos.

  Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como aplicar programas de capacitación.

El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a lascontenidas en el ROF. Tampoco se utilizará para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.

LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta serían:

No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla.

  Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.

  Su costo de confección y revisión puedeser oneroso.

  Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.







PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN
Generalmente comprende las siguientes etapas:

1. PLANEAMIENTO
En esta fase se determinará lo siguiente:

  Propósitos del Manual
  Usuarios del Manual
  Designación del personal responsable de su elaboración
Actividades a desarrollar. Cronograma detrabajo
  Recursos materiales necesarios.
  Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma.

2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigación documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en queintervienen; la observación directa, etc.

Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista.
3. ESTUDIO Y ANÁLISIS

Se procederá al estudio exhaustivo de la información obtenida para establecer si se encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales comoespecíficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:

De lo específico a lo general, o sea partiendo del análisis desde el cargo como célula básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.

De los general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones...