MANUAL DE PROCEDIMENTOS




TEMA 7. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Objetivo particular

Al finalizar el alumno elaborará un manual de procedimientos.


Objetivos específicos

Conocerá cada una de las partes que integra un manual de procedimientos. Conocerá la diferencia que existe entre un manual de procedimientos y un manual de calidad.
Conocerá como presentar en un manual de calidad los procedimientosque se realizan en una organización


Temario detallado

7.1. Conceptualización y tipos de manuales

7.2. Normatividad internacional sobre la elaboración de manuales 7.3. Metodología de elaboración
7.4. Instrumentación en la organización 7.5. Ámbito de aplicación
7.6. Metodología de actualización


Introducción

Una vez que se ha estudiado los sistemas y las características de elloses necesario documentarlo; para lograrlo, los manuales administrativos son muy útiles. Estos manuales nos sirven para contener cierta información que es necesaria para la organización; existen diversos tipos, entre ellos están el manual de organización, el manual de bienvenida, el manual de políticas, el manual de descripciones de puestos. El manual de procedimientos forma parte de este conjunto.El manual de procedimientos es fundamental, ya que en él conoceremos los pasos para realizar cada una de las funciones y los formatos que se generen en cada uno de estos pasos. Por tal motivo, es muy importante conocer lo




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que contiene un manual de procedimientos, sus características, la forma de elaborarlo y otras formas de utilizarlo.


7.1. Conceptualización y tiposde manuales

El manual de procedimientos es un documento que está integrado fundamentalmente por dos cosas: los procedimientos y los formatos. En él se puede comprender paso a paso el conjunto de operaciones que se realizan en una función y los documentos que se generan en ella.



AUTOR Y BIBLIOGRAFÍA



CONCEPTO


Joaquín Rodríguez Valencia96

Representan un medio de comunicaciónde las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y
procedimientos.

Miguel Duhalt Krauss97

Es un documento que contiene en forma

ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del
trabajo.

Lourdes Munich Galindo98Son documentos detallados que

contienen en forma ordenada y sistemática información acerca de la organización de la empresa.



Cuadro 7.1. Concepto de manual

Los manuales administrativos o de procedimientos sirven para conocer las funciones de la organización; esto responde a las preguntas ¿quién lo hace?, ¿cómo lo hace?, ¿qué pasa si no lo hace?, ¿dónde lo hace?

96 JoaquínRodríguez Valencia, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, p. 244.
97 Miguel Duhalt Krauss, Los manuales de procedimiento en las oficinas públicas, p. 20.
98 Lourdes Munich Galindo, Organización. Diseño de organizaciones de alto rendimiento, p. 59.


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Los manuales administrativos se pueden clasificar de diversas formas:



















JoaquínRodríguez Valencia99







Por su contenido

¨ Historia de la empresa. ¨ Organización de la
empresa.
¨ Políticas de la empresa. ¨ Procedimientos de la
empresa.
¨ Contenido múltiple, que trate dos o más de estos temas







Función específica

o área de actividad

¨ Ventas.

¨ Producción. ¨ Finanzas. ¨ Personal.
¨ Otras funciones generales que se ocupen de dos o másde esta área



Función que desempeñan los manuales administrativos en una organización descentralizada

La delegación provoca una

acción para confiar responsabilidad y autoridad, por parte de la dirección superior de una empresa, en sus divisiones o sucursales.










99 Joaquín Rodríguez Valencia,. Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, p. 206.


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