Manual de procedimientos

8. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

8.1. CONCEPTO
Un manual es un documento en el que se encuentran de manera sistemática las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad.
Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se consigna, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de lasfunciones de una unidad administrativa.
En el manual de procedimientos se describen, además, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participación: suelen contener una descripción narrativa que señala los pasos a seguir en la ejecución de un trabajo, e incluyen diagramas basados en símbolos para aclarar los pasos. En losmanuales de procedimientos se acostumbra incluir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, junto con un instructivo para su llenado.
A este tipo de manual también se le denomina: manual de operación, de rutinas de trabajo, de trámite y método de trabajo.

Los objetivos del manual de procedimientos son:
==> Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
==>Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
==> Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
==> Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
==> Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.
==> Propiciar elmejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

8.2. CLASIFICACIÓN
De manera general los manuales de procedimientos por sus características diversas pueden clasificarse en: Manuales de procedimientos de oficina y Manuales de procedimientos de fábrica. .

También puede referirse a:
==> Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: cómo operar una máquina de contabilidad.
==>Prácticas departamentales, en las que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento; por ejemplo: el manual de reclutamiento y selección de personal.
==> Prácticas generales en un área determinada de actividad, por ejemplo: el manual de procedimientos de ventas.

También se pueden clasificar de acuerdo con su ámbito de aplicación y alcances en manual de:
==> Procedimiento General.Es aquel que contiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en más de un sector administrativo.
==> Procedimiento Específico. Son aquellos que contienen información sobre los procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir de manera sistemática con sus funciones yobjetivos.

8.3. CONTENIDO DEL MANUAL
Una regla respecto al contenido de este tipo de manuales establece que un manual solo debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables.

Desde luego, es muy importante dejar en claro que un manual de procedimientos no debe estar sobrecargado de elementos excesivos quereduzcan considerablemente su valor operativo. En otras palabras, la sencillez y la profundidad deben ser los caracteres que inspiren su programación.
La práctica nos puede dar una serie de elementos que deberían aparecer casi siempre en todos. Por ejemplo:

==> Índice.
==> Introducción.
1. Objetivos del manual.
2. Alcance.
3. Cómo usar el manual.
4. Revisiones y recomendaciones.
==>Organigrama.
==> Gráficas.
1. Diagramas de flujo.
==> Estructura procedimental.
1. Descripción narrativa de los procedimientos.
==> Formas.
1. Formas empleadas.
2. Instructivo.

A continuación explicaremos con detalle cada uno de estos apartados.
1. Índice. El índice es una lista de los apartados en un manual. Es decir, es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del...