Manual de procedimientos

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GRUPO INTERAMERICANA DE SERVICIOS GIS LOGISTICS Control de Documentos para Emisión de Cheques Elaborado por División Administrativa y Financiera Aprobado por Dirección General Página 8 de 42 MPT-001/09 Fecha 25 de agosto de 2009

4.6.PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PARA LA EMISIÓN DE CHEQUES. 4.6.1. Objetivo General
Dar un conocimiento a los encargados del proceso, que requisitos previosse debe cumplir para la emisión de cheques a fin de salvaguardar la información contable - financiera.

4.6.2. Alcance
El presente procedimiento tiene alcance para todos los departamentos de las diferentes sucursales que emiten cheques, para cumplir con las obligaciones con proveedores y con terceros.

4.6.3. Procedimiento

4.6.3.1.

Requerimiento de cheques

Para emitir un chequepreviamente debe enviar una solicitud de cheques y los mismos que se emitirán en el día que fue emitido la solicitud tomando en cuenta las siguientes prioridades:    Anticipo a proveedor. Pago de servicios básicos. Garantías varias.

En el caso de que el cheque a emitir no sea por los conceptos anteriormente señalados, estos se los tomará en cuenta su emisión dentro del flujo de caja de laorganización según las prioridades de la misma.

GRUPO INTERAMERICANA DE SERVICIOS GIS LOGISTICS Control de Documentos para Emisión de Cheques Elaborado por División Administrativa y Financiera Aprobado por Dirección General Página 9 de 42 MPT-001/09 Fecha 25 de agosto de 2009

4.6.3.2.

Requisitos previos para la emisión de cheques

Únicamente por los conceptos anteriormente mencionados se podráemitir el cheque, tomando en cuenta que deben cumplir con los siguientes requisitos:  Los cheques a ser emitidos sean por los conceptos señalados anteriormente.  No se podrá emitir dos o más anticipos dentro de una misma semana a un proveedor determinado.  Para emitir un cheque por Garantía deberá presentarse los documentos de sustento y respaldo de los mismos.  Todo cheque para ser emitidodeberá contener la información solicitada por el departamento de tesorería o la Gerencias respectivas. Toda esta información será revisada por el Jefe de Tesorería y será enviada toda la información a la Asistente de Tesorería para la emisión del respectivo cheque.

4.6.3.3.

Emisión de cheque.

Una vez recibida la información por parte del Jefe de Tesorería, se procede a emitir el chequetomando en cuenta los saldos que proporciona el respectivo Flujo de Caja para evitar que los cheque sean protestados, o tengan problemas al momento de realizar el cobro el beneficiario. Para la emisión del cheque se deben respetar las siguientes normas:  Para emitir un cheque a nombre de una persona natural se deberá emitir a nombre del beneficiario el mismo que deberá corresponder a la persona queentregará la factura. Este cheque se entregará sin cruzar.  Para emitir un cheque a una empresa, se verificará con que nombre debe salir, tomando el nombre que se encuentra en la solicitud de cheques, este cheque se emitirá cruzado.

GRUPO INTERAMERICANA DE SERVICIOS GIS LOGISTICS Control de Documentos para Emisión de Cheques Página 10 de 42

MPT-001/09 Elaborado por Aprobado por FechaDivisión Administrativa y 25 de agosto de Dirección General Financiera 2009  En el supuesto caso del que beneficiario deseare que el cheque salga a nombre de una tercera persona, este enviará una carta solicitando que se emita el cheque a nombre del nuevo beneficiario, a esto se adjuntará una copia de la cédula de ciudadanía.  Para el llenado de las cantidades se utilizará la máquina impresora devalores.  No se entregará cheques posfechados.

4.6.3.4.

Contabilización de cheques.

Para la contabilización del cheque el Asistente de Tesorería deberá realizar los siguientes pasos: 1. Fotocopiar el cheque una vez que este haya emitido y se encuentre firmado por las personas autorizadas. 2. Adjuntar la documentación correspondiente para la emisión del cheque en el cual estará incluido la...
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