Manual de procedimientos

GRUPO INTERAMERICANA DE SERVICIOS GIS LOGISTICS Control de Documentos para Emisión de Cheques Elaborado por División Administrativa y Financiera Aprobado por Dirección General Página 8 de 42 MPT-001/09 Fecha 25 de agosto de 2009

4.6.PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PARA LA EMISIÓN DE CHEQUES. 4.6.1. Objetivo General
Dar un conocimiento a los encargados del proceso, que requisitos previosse debe cumplir para la emisión de cheques a fin de salvaguardar la información contable - financiera.

4.6.2. Alcance
El presente procedimiento tiene alcance para todos los departamentos de las diferentes sucursales que emiten cheques, para cumplir con las obligaciones con proveedores y con terceros.

4.6.3. Procedimiento

4.6.3.1.

Requerimiento de cheques

Para emitir un chequepreviamente debe enviar una solicitud de cheques y los mismos que se emitirán en el día que fue emitido la solicitud tomando en cuenta las siguientes prioridades:    Anticipo a proveedor. Pago de servicios básicos. Garantías varias.

En el caso de que el cheque a emitir no sea por los conceptos anteriormente señalados, estos se los tomará en cuenta su emisión dentro del flujo de caja de laorganización según las prioridades de la misma.

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4.6.3.2.

Requisitos previos para la emisión de cheques

Únicamente por los conceptos anteriormente mencionados se podráemitir el cheque, tomando en cuenta que deben cumplir con los siguientes requisitos:  Los cheques a ser emitidos sean por los conceptos señalados anteriormente.  No se podrá emitir dos o más anticipos dentro de una misma semana a un proveedor determinado.  Para emitir un cheque por Garantía deberá presentarse los documentos de sustento y respaldo de los mismos.  Todo cheque para ser emitidodeberá contener la información solicitada por el departamento de tesorería o la Gerencias respectivas. Toda esta información será revisada por el Jefe de Tesorería y será enviada toda la información a la Asistente de Tesorería para la emisión del respectivo cheque.

4.6.3.3.

Emisión de cheque.

Una vez recibida la información por parte del Jefe de Tesorería, se procede a emitir el chequetomando en cuenta los saldos que proporciona el respectivo Flujo de Caja para evitar que los cheque sean protestados, o tengan problemas al momento de realizar el cobro el beneficiario. Para la emisión del cheque se deben respetar las siguientes normas:  Para emitir un cheque a nombre de una persona natural se deberá emitir a nombre del beneficiario el mismo que deberá corresponder a la persona queentregará la factura. Este cheque se entregará sin cruzar.  Para emitir un cheque a una empresa, se verificará con que nombre debe salir, tomando el nombre que se encuentra en la solicitud de cheques, este cheque se emitirá cruzado.

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MPT-001/09 Elaborado por Aprobado por FechaDivisión Administrativa y 25 de agosto de Dirección General Financiera 2009  En el supuesto caso del que beneficiario deseare que el cheque salga a nombre de una tercera persona, este enviará una carta solicitando que se emita el cheque a nombre del nuevo beneficiario, a esto se adjuntará una copia de la cédula de ciudadanía.  Para el llenado de las cantidades se utilizará la máquina impresora devalores.  No se entregará cheques posfechados.

4.6.3.4.

Contabilización de cheques.

Para la contabilización del cheque el Asistente de Tesorería deberá realizar los siguientes pasos: 1. Fotocopiar el cheque una vez que este haya emitido y se encuentre firmado por las personas autorizadas. 2. Adjuntar la documentación correspondiente para la emisión del cheque en el cual estará incluido la...