Manual de procedimientos

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Levantamiento de Procesos del ámbito de la Planificación

MANUAL DE PROCESOS

“PROCESO ADMINISTRATIVO”

INTRODUCCIÓN

El presente documento entrega una parte del resultado de la definición y levantamiento de los procesos y procedimientos de la Dirección General de Movilización Nacional, en el marco del proyecto “Diseño y Elaboración de Documentos Organizacionales para la D.G.M.N.(Procesos y Procedimientos)”, desarrollado a partir de un trabajo conjunto de todos los estamentos de la Dirección.

El Proceso Administrativo como concepto, se refiere al conjunto de actividades orientadas a planificar el quehacer y organizar la estructura de los órganos y cargos que componen una repartición; dirigir sus acciones y controlar el cumplimiento de sus actividades. Se ha comprobado que laeficiencia de la organización es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los empleados, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar. Muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de lahabilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

Cabe decir que “la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas por la organización”.Figura 1: Ámbito de la Administración

En la practica, las cuatro funciones fundamentales de la administración (planificar, organizar, dirigir y controlar) están entrelazadas e interrelacionadas. El desarrollo de una función no cesa por completo antes que se inicie la siguiente. Por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino se ajusta de acuerdo a las exigencias de la situación.La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente, el jefe está involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el subordinado esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que, en realidad, el jefe tal vez está actuando con todo propósito y fuerza. Por lo general, se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que enotras, dependiendo de la situación que se esté viviendo.

Sin embargo, además de las cuatro funciones principales existe una última, denominada Coordinación, la que se lleva a cabo durante todo el Proceso Administrativo. Esta debe integrar todas las actividades de los distintos departamentos con el fin de alcanzar con eficacia los objetivos y metas de la organización.

En realidad, laplaneación está involucrada en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planificar, ejecutar y controlar con efectividad. Cada función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el proceso administrativo.

El Proceso Administrativo que se describe en este trabajo se ha definido como un ProcesoTransversal a la Dirección General de Movilización Nacional, ya que está presente, fundamentalmente en el nivel directivo y, secundariamente pero no menos importante, en el nivel ejecutivo. Por este motivo se le considera como un todo independiente, en beneficio de Todos los estamentos de la Dirección General, lo que recomienda que sea tratado en forma independiente.

Conceptualmente, un procesoconsta de tres elementos fundamentales, los que se utilizarán para los diagramas de flujo y la descripción de cada uno de ellos. Estos son los elementos de entrada al proceso, el proceso propiamente tal y, finalmente, la salida de éste o también denominado “producto”. Asimismo, para cada proceso se define el objetivo, se establece una representación gráfica o diagrama y, finalmente, se...
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