Manual de procedimientos

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

MANUALES: Son medios de información utilizados por la empresa para comunicar las decisiones de la administración concernientes a la organización, políticas y procedimientos.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS: Es la recopilación de todos los procedimientos de la empresa representados en forma gráfica a través de los diagramas de flujo. Los manuales de procedimientos sepueden clasificar en dos grupos: operativos y administrativos. Recuerde cada procedimiento se debe acompañar con su diagrama de flujo o sea que la reunión de los diferentes procedimientos de un área administrativa particular conforman el manual de procedimientos de esa área.

DIAGRAMAS DE FLUJO:¿Cómo representamos gráficamente los diferentes pasos de un procedimiento administrativo?

Undiagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso o procedimiento administrativo; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Se utiliza principalmente en programación, economía y procesos administrativos; estos diagramas utilizan una serie de símbolos con significados especiales. Son la representacióngráfica de los pasos de un procedimiento, que se realiza para entender mejor al mismo.

Mediante los diagramas de flujo podremos comprender rápidamente el proceso en su totalidad, facilitando así su análisis para modificarlo y mejorarlo. Cada paso se apoya en el anterior y sirve de sustento al siguiente:

Pero para representar los procedimientos operativos se necesitan de otros diagramas como losdiagramas de operaciones, diagrama de recorrido hombre, de recorrido material, mano izquierda mano derecha y de actividades múltiples Para representar la información del procedimiento operativo, necesitamos una serie de símbolos básicos que se emplean en el diagrama de operaciones, cuyos significados se describe a continuación:

CÍRCULO: Significa operación

TRIÁNGULO: Significa almacenamientoCUADRADO: Significa supervisión

FLECHAS: Significa transporte

y la “D” que simboliza demora en un proceso y su símbolo es:

Objetivo
Establecer las directrices para la elaboración de manuales de procedimientos en todas las áreas del Consejo.

Políticas de operación
1. El personal que documente deberá conocer el “Procedimiento General para la Elaboración de Manuales deProcedimientos” y deberá contar con la última versión (impresa o electrónica) para su aplicación.

2. El personal de la Subdirección de Organización y Estudios Administrativos deberá realizar la investigación documental, que contemple la revisión del marco normativo, y de campo (entrevistas, reuniones) para recabar la información necesaria para documentar.

3. Para la elaboración del manual deprocedimientos se contemplará un periodo no mayor a dos meses a partir de la firma del Cronograma de Trabajo, sin incluir la aprobación y autorización del documento.

4. La elaboración de manuales de procedimientos deberá estar orientada a la satisfacción de las necesidades de los usuarios, así como a la obtención de información suficiente, oportuna y confiable.

5. Cualquier manual deprocedimientos será susceptible de cambio y de mejora.

6. Las modificaciones sugeridas a los manuales de procedimientos podrán ser indicadas por cualquier persona que participe en el proceso documentado, vía oficio.
7. Los manuales de procedimientos deberán ser emitidos a partir de la primera versión y anotar “Primera”, “Segunda” y así sucesivamente.

8. Por cada modificación que se hagaa un manual de procedimientos se deberá generar una nueva versión.

9. La persona que elabora el manual de procedimientos no podrá ser la misma que los aprueba y autoriza.

10. La fecha oficial de aplicación del manual de procedimientos será la misma que la fecha de autorización, a efecto de la difusión a los interesados.

11. El Manual de Procedimientos está conformado por:...