Manual de procedimientos

1.- ALTA DE BLOQUES DE FOLIOS

Esta opción permite dar de alta bloques de folios para la facturación. Se deberá acceder a la opción “Alta de Folios” del menú “Configuración”. Se mostrará la pantalla de alta de folios en la que se deberá indicar la empresa y sucursal. El siguiente paso será seleccionar el tipo de bloque de folios dando un click sobre los tipos “Tradicionales” y “Electrónicos”.Si la elección será “Folios Tadicionales” el sistema requerirá de los siguientes datos:

Al terminar de capturarlos se deberá oprimir el botón “Guardar” o bien el botón “Nuevo” para limpiar los campos y no guardar los cambios.

2.- CONSULTA DE FOLIOS EMITIDOS

Se podrá obtener un listado de bloques de folios dados de alta con anterioridad desde la opción “Consulta de Folios” del menú“Configuración”.

Esta opción permitirá visualizar el listado de los diferentes bloques de folios dados de alta de las diferentes prestadoras de servicios. Dicho listado se puede filtrar por empresa, sucursal, Num. Aprobación, Año de Aprobación o certificado.

Se deberán seleccionar los datos por los cuales se desea filtrar el listado y dar click en el botón “Buscar” para que el sistema muestre elfiltro.

Al encontrar el bloque de folios requerido dar click sobre la fila para obtener los datos detallados del bloque como:

• Fecha de caducidad: A la fecha de caducidad de cada bloque el sistema no permitirá que se emita ningún folio del bloque en uso.

• Folios Disponibles: Muestra el número de folios disponibles o pendientes de usar.

• Folio por utilizar: este indicadormuestra el folio consecutivo de cada prestadora, pidiéndose modificar el consecutivo en caso requerido.

• Ultimo folio usado: Arroja el último folio usado del bloque.

• Fecha del último Folio usado: Muestra la fecha del último folio usado.

3.- ALTA DE CLIENTES

El alta de clientes se hará cuando:

• Se preste algún servicio de nómina: El operador de nómina será quien de dealta el cliente, al momento de facturar será responsabilidad del facturista verificar dichos datos antes de entregar la factura a Finanzas solicitando copia del RFC del cliente al área de Legal y archivando dicha copia en una carpeta de archivo de RFC de clientes para verificar datos en caso de futuras solicitud de devolución por datos incorrectos.

• Se preste un servicio profesional : Lorealizará la persona encargada de facturación, deberá solicitar copia del RFC del cliente al área de legal para dar de alta el cliente primeramente en el sistema para obtener el código de cliente y darlo de alta en ContPaq.

Nomina Serv. Profesional

Procedimiento de alta de clientes:
1.- Ingresar al sistema Spad con la cuenta de usuario delfacturista.

Ingresar al catálogo de clientes:

Capturar los datos generales del cliente, como razón social, nombre corto, siglas, RFC, seleccionar sucursal matriz y seleccionar el status “activo” en la lista de selección.

Posteriormente se deberán llenar los datos del director de la empresa-cliente y representante legal cuando los datos sean proporcionados por el propio cliente, laausencia de estos últimos no entorpece el proceso de facturación.

Una vez llenados los datos generales se pulsará el botón “Grabar ” y se mostrará una pestaña más al cliente con el nombre de “Sucursal” en el que se deberán capturar los datos de domicilio fiscal obtenidos por una copia del RFC del cliente proporcionada por el área de Legal.

En esta pantalla se deberán llenar los siguientes campos:Nombre de la sucursal, zona económica de la sucursal, País, Cuidad, Estado, Colonia, Código Postal, Dirección estatus y datos del contacto de la sucursal.

Al terminar de capturar los datos de esta pantalla se deberá oprimir el botón “Grabar” para que el sistema asigne un código a la sucursal del cliente, entendiendo así que los datos de facturación del cliente están en la sucursal del...