MANUAL PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Actividades
Formativas

Servicio de Organización y
Racionalización Administrativa
Universidad de Almería

Manual
para la gestión de proyectos

Pilar Montoya Molina
Psicóloga consultora

1. LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Si les preguntamos a varios profesionales experimentados cuál es su objetivo
fundamental al ejecutar un proyecto, casi todos responderán: “¡Hacer ese trabajo!” Ése
es elcredo universal del profesional de proyectos. Y si les damos algunos momentos
más para reflexionar sobre el tema, probablemente ampliarán así su respuesta: “Mi
objetivo básico es hacer el trabajo dentro del plazo fijado, dentro del presupuesto y
según las especificaciones”.
La gran mayoría de los especialistas en proyectos identifica estas tres condiciones como
importantes parámetros deproceso de dirección por proyecto, y por eso se le ha dado un
nombre al conjunto: la triple limitación. Esas limitaciones constituyen el punto focal de
la atención y la energía del especialista en proyectos. El jefe de proyecto está dirigido a
llevar a cabo un proyecto lo más eficazmente posible teniendo en cuenta las
limitaciones de tiempo, dinero (y los recursos que con él se pueden comprar) yespecificaciones.
A lo largo de los años se fue elaborando todo un completo juego de herramientas para
que los gestores de proyecto puedan hacer frente a la triple limitación.
Para encarar la restricción impuesta por el tiempo, los especialistas en proyectos
establecen plazos y trabajan con horarios y agendas. Cuentan para ello con ciertas
refinadas herramientas de planificación asistida porordenador: por ejemplo,
PERT/CMP, GERT y VERT.
Las limitaciones económicas se manejan por medio de presupuestos. En primer lugar, se
hacen estimaciones de cuánto costará el proyecto. Una vez que el proyecto está en
marcha, se controla constantemente el presupuesto, para ver si los costes se les están
yendo de las manos a los responsables. Con dinero se compran recursos, y los managers
deproyecto han desarrollado varias herramientas para manejar los recurso materiales y
humanos: por ejemplo, diagramas de cantidad de recursos, diagramas de recursos Gantt,
diagramas de responsabilidad lineal.
De las tres limitaciones básicas, la más difícil de manejar es la de las especificaciones.
Las especificaciones describen cómo debe ser el producto de nuestro proyecto y qué
debe hacer. Porejemplo, si estamos construyendo un bote, una especificación que tal
vez tendríamos que respetar sería que el bote tuviera 5 metros de largo. Si estamos
diseñando un programa de procesamiento de textos, tal vez tendríamos que luchar con
una especificación que establece que los usuarios deben poder usar el sistema con sólo
tres días de entrenamiento.
El problema de las especificaciones es queson notoriamente difíciles de establecer y de
controlar. No basta, por ejemplo, con que las especificaciones definan un producto
técnicamente superior; también deben estar dirigidas a satisfacer a los clientes, aun
cuando ello resulte una suboptimización del nivel técnico.

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2. EL MARCO DE LA GESTIÓN DE PROYECTO
El funcionamiento de una empresa se puede caracterizar mediante un conjuntode
variables y relaciones. Se entiende por gestión el conjunto de técnicas y procesos de
definición, evaluación y control de las relaciones.
Los elementos que pueden definir el contexto de los procesos de gestión:
•

El entorno donde opera la empresa, definido por un conjunto de
variables que describe la situación socioeconómica. La descripción puede
comprender valores absolutos,tendencias, e interpretaciones o
correlaciones ante variables.
El entorno puede ser previsible, sistemático o predecible o bien
inesperado, conforme a la velocidad de cambio, complejidad de las
relaciones entre variables, y la estructura competitiva, cooperativa o
regulada de la empresa con respecto al entorno.

•

Los objetivos de la empresa, incluyendo las aspiraciones de las personas
y...