Manual procedimientos finanzas um

OBJETIVO

Emitir las instrucciones que regirán para el otorgamiento de anticipos a proveedores de bienes y servicios y para el procesamiento de pagos parciales.

DEFINICIONES

A los efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones:

Anticipo

Cantidad de dinero que se anticipa a un proveedor o contratista al momento de colocarle una orden de compra o antes deiniciar una obra.

Pagos Parciales

Son aquellos pagos que se emiten a favor de personas naturales o jurídicas contra una misma orden de servicios y/o de compra, contrato o convenio.

DISPOSICIONES GENERALES

Anticipos a Proveedores y Contratistas:

Se otorgarán excepcionalmente, siempre y cuando concurra alguna de las siguientes condiciones:

1. Que los materiales o equiposrequeridos sean de importación y solo exista un proveedor en Venezuela, cuya política de ventas requiera del financiamiento para suplir lo requerido

2. Materiales o equipos estratégicos (materiales de apoyo académico, pupitres, repuestos de equipos de computación) requeridos con urgencia, cuya venta esté regida por políticas de financiamiento, sin otra opción de negociación, para despachar lospedidos.

3. Materiales o equipos requeridos en situaciones de emergencia (reparación de equipos, posibilidades de accidentes, desastres naturales, etc.)

4. Cuando se deban realizar trabajos de comprobada emergencia sin el tiempo suficiente para licitar y negociar con diferentes contratistas y se requiera el financiamiento previo para acometer, de inmediato, las actividades adjudicadas.Todos los anticipos deberán ser aprobados por el Vice-Rector Administrativo o por el Rector, previa recomendación de la Gerencia de Mantenimiento o Gerencia de Servicios, según sea el caso.

Cuando los anticipos a conceder excedan la cantidad de 10 millones de Bolívares, el proveedor o contratista, excepto en los casos de comprobada emergencia, deberá presentar a la Universidad una fianzabancaria o emitida por una compañía de Seguros para garantizar la ejecución de la obra o el suministro del material o equipo requeridos o, en su defecto, la recuperación del monto anticipado.

Los anticipos concedidos a una empresa contratista deberán ser descontados del primer pago parcial que se le haga a dicha empresa o del pago final, si no existieren valuaciones parciales.

Pagos Parciales:Estos pagos se procesarán en la medida en que se reciban, en forma parcial, los materiales o equipos o, los servicios convenidos siempre que sean claramente cuantificables.

Cuando los pagos parciales estén asociados a contratos o convenios, se harán mediante la presentación, por parte del contratista, de un avance de obra (valuación), la cual deberá estar firmada por el responsable de laejecución de la Obra contratada por parte de la Universidad y, por el contratista.

Para procesar el pago de la última valuación o el último pago parcial de la orden de compra, es decir el pago final, deberá hacerse un finiquito en el cual el contratista presentará una factura con un anexo que muestre el monto total del contrato o de la orden de compra, menos los pagos parciales recibidos. ElDepartamento de Finanzas y Pagos, recibirá de la Gerencia de Servicios o de la Gerencia de Mantenimiento, según sea el caso la solicitud de pago y hará una conciliación de acuerdo con sus registros, para asegurar que el pago final solicitado por el Contratista o el Proveedor es correcto, luego de esta conciliación positiva, procederá a la emisión del pago.

Todos los pagos por concepto de entregaparcial de materiales y/o equipos deberán ser indefectiblemente soportados por una factura original aprobada por el requeriente, independientemente de que la entrega se haga acompañada con una nota de entrega, salvo que esta cumpla con las dos funciones, es decir factura y/o orden de entrega, lo cual deberá estar indicado claramente en el cuerpo de la misma.

Los pagos parciales por concepto de...