Manuales administrativos

Concepto de Manuales:

Los manuales constituyen unas de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son fundamentalmente un instrumento de comunicación.

Son instrumentos a través de los cuales se explicitan, en forma ordenada sistemática, diversos elementos de una organización, como ser suestructura, procedimientos, políticas, normas, historia, etc. Constituyen herramientas de comunicación que facilitan el desarrollo de las funciones administrativas y operativas, y por ende el funcionamiento de la organización.

A través de los manuales se opera el paso de la tradición oral a la tradición escrita, a efectos lograr la actuación uniforme de los miembros de la organización.

Queson Manuales Administrativos:

Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma sistemática la información de una organización, incluyen las normas legales reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa seencuentra organizada.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración ya que facilita el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata deorientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Necesidad de los Manuales Administrativos:

La necesidad de utilizar los manuales proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizada. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera conforme a las mismasreglas, Proporcionan documentación.
El manual estudia las políticas y los procedimientos de la organización, de modo que esta información no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas.
Esta información es vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclararpolíticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos.

Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:
* Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.
* Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.
* Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseñoscomplejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).
* Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.
En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manualesadministrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.
Ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno y otros cuerpos reguladores.
Ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas, los empleados pueden consultar el libro en lugar depreguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta.
Los manuales reducen la papelería reuniendo la información en un solo lugar.
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen la necesidad de manuales diferentes, el tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr.
Los manuales son documentos eminentemente...