Manuales de procedimientos

Introducción
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios,autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y suvigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

 
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es un instrumento administrativo de comunicación, de carácter técnico, que contiene información acerca de la sucesión cronológica y secuencial de operaciones para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización. También seconoce con el nombre de “Manual de Normas y procedimientos” debido a que en ocasiones se incluyen, además de los procedimientos normas y métodos o guías de trabajo. También recibe el nombre de “Manual de Operaciones”, “de Practicas Estándar”, “de instrucciones sobre el trabajo”.
Los nombres dados al manual nos proveen una idea acerca de su función. Es un documento que indica cómo hacer eltrabajo. Además, debe identificar quienes participan en el proceso, en cuanto tiempo debe realizarse, y en donde se lleva a cabo. Un manual de Procedimientos puede ser tanto administrativo como operativo.
El manual de procedimientos administrativos permite conocer los lineamientos para una actividad de carácter administrativo, sus responsabilidades, objetivos y los participantes en la misma.Objetivos:
Los objetivos del manual de procedimientos son:

* Establecer una secuencia lógica para el trabajo a desarrollar
* Normar las acciones interrelacionadas del proceso
* Definir las funciones en forma específica
* Sustituir instrucciones verbales por instrucciones escritas
* Apoyar la capacitación y supervisión del personal
* Unificar las operaciones y evitarduplicidades de esfuerzo
* Establecer las bases para los cambios en la organización

Un manual de procedimientos está conformado por varias partes:

* Identificación
* Índice o Contenido
* Prologo y/o Introducción
* Objetivos de los Procedimientos
* Áreas de Aplicación
* Responsables
* Políticas de Normas de Operación
* Conceptos
* Procedimiento
* Formulario deImpresos
* Diagrama de Flujo
* Glosario de Términos

Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para elanálisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteraciónarbitraria. Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de...