Mapa admon documental

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o gruposdocumentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación

ARCHIVO DE GESTION

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilizacióny consulta administrativa.
También es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO HISTORICO

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión delcorrespondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

ARCHIVO INTERMEDIO

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintosarchivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CONSERVACION PREVENTIVA DE DOCUMENTOSConjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad

DOCUMENTO

Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad deinformación en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte.
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o elmedio utilizado

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que
Constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un
Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

CONSERVACION DE ARCHIVOS

Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física delos documentos que alberga un archivo.

CONSERVACION DOCUMENTOS

Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

FONDO DOCUMENTAL

Es el conjunto total de losdocumentos producidos y recibidos por una institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por
el mismo archivo, una institución o persona.

FACSIMIL:

Es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento Reproducción fiel...