Admon Documental

Nombre: Julián Andrés Vásquez Morales
Fecha: 21 Octubre 2012
Actividad: 1
Tema: Generalidades de la Administración Documental

Desarrollo Actividad


Objetivos de la Administración Documental

Creo que el principal objetivo de la anterior es generar un proceso por el cuál se puedan mantener de una forma organizada, los archivos de una empresa, etnia o cualquier otro círculo social,además de garantizar el fácil y exacto acceso a los documentos por parte de los interesados, puesto que muchos datos históricos se extravían o simplemente son difíciles de hallar por motivos de desorganización. También creo otro objetivo es el de mantener el buen estado de los documentos vivos o históricos, alejados de humedad, luz, polvo y demás enemigos de la archivistica.
Fortalecer toda lainformación de una empresa en único lugar, para almacenarla, clasificarla, organizarla y darle seguridad, para lograr con mayor rapidez, la calidad de la empresa.
Conservar la memoria corporativa, de esta manera, la empresa puede seguir un proceso productivo seguro sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
Contribuir a la toma de decisiones, los documentosalmacenados se convierten en un material de consulta para las decisiones futuras.
Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos de gestión de calidad.


























2.ENSAYO


Introducción:

La elaboración del siguiente ensayo tiene entre otros fines: Cumplir con la actividad para la calificación en la primera unidad del curso deadministración documental del SENA Virtual, además de analizar el desentendimiento del ser humano con la conservación de documentos históricos y como se puede generar en la sociedad una cultura de administración de documentos.

Con la llegada de las nuevas tecnologías en el actual milenio, la sociedad se vio obligada a tomar la decisión de utilizar una solución de gestión documental tras una crisis o unasituación tensa causada por la gestión de la información, En Colombia se tomo esa decisión con la Ley 594 de 2000, en donde el gobierno Nacional estaba preocupado, por el manejo que se le estaba dando a los documentos, en especial los que se encontraban en el archivo, si se le podía llamar archivo, ya que eran unos cuartos oscuros, con manotadas de documentos amarrados con una cabuya y tirados alado y lado, no se sabía si era un archivo o un depósito de basura; ante esta situación se dispuso el establecimiento de una organización más estructurada, de una trazabilidad o una mejor usabilidad y protección de estos documentos.

La mayor parte de los esfuerzos de adopción de tecnologías de la información se han orientado a la utilización de bases de datos estructuradas, y se ha prestadomenos atención a la gestión documental (es decir, información no estructurada). Sin embargo, la mayor parte de la información que gestionamos se encuentra registrada en documentos.

Las crisis pueden tener diferentes manifestaciones: la imposibilidad de crear un dossier completo de un cliente en un plazo razonable, de encontrar la última versión de un documento electrónico en el que se han invertidodías de trabajo... Aunque pueda resultar insidiosa en nuestra era digital, la crisis más frecuente es, posiblemente, la «pérdida por disolución». Disolución de información importante en un conjunto demasiado grande. Hay una pérdida de conocimiento o de memoria a nivel corporativo.
Las tensiones vienen causadas por dificultades crónicas en el uso de documentos o por el tiempo perdido. El tiempoperdido en búsquedas suele ser el factor más nombrado. La reutilización de documentos existentes también es problemática cuando se intercambian muchos documentos en la empresa y la eficacia del trabajo puede verse mermada por la falta de organización, de trazabilidad o simplemente de visibilidad en la organización documental. En este caso nos encontramos con una pérdida de productividad.
Con...