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ACTIVIDAD DE CUADRO CONCEPTUAL



DIANA CAROLINA ARENAS[pic]

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ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004)



“Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”



FONDOACUMULADO

Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de serfuente de información y consulta.



ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS



PRIMERA ETAPA
COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL



DATOS DEL ARCHIVO:
• Nombre del archivo• Ubicación física
• Fecha de creación
• Ubicación en la estructura Administrativa.


• ENTIDAD PRODUCTORA
• UNIDAD ADMINISTRATIVA
• HOJA
• CODIGO N0
• ASUNTO ,SERIE
• RETENCION
• DISPOCISION FINAL
• CONSERVACION TOTAL
• ELIMINACION
• MICROFILMACION
• SELECCIÓN
• PROCEDIMIENTOS
• FIRMAS DE APROBACION
• FECHAELABORACIÓN CRONOGRAMA QUE DETERMINE:
• Tiempos duración trabajo a desarrollar.
• Presupuesto correspondiente.


REFLEJA LA SITUACIÓN REAL DEL FONDO ACUMULADO:
• Estado deorganización documental.
• Instrumentos de recuperación de la información. Eje: inventarios, libros de control, registro, relaciones.


CUARTA ETAPA
VALORACIÓN




BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS:• Unidades administrativas
• Organigramas
• Manuales de funciones y procedimientos.
• Testimonios
• Base de datos.
• Informes estadísticos.
• Entrevistas a funcionariosde entidades.


LOS VALORES SECUNDARIOS:
• Históricos
• Científicos
• Culturales






PREPARACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO IMPORTANTE TENER DATOS DE LA 1ª. ETAPA, ESTABLECE...