mejora de procesos

¿Qué herramientas se pueden aplicar para el análisis y la mejora de los procesos en la empresa?
La necesidad de analizar y evaluar un proceso para mejorarlo surge debido a que se empiezan a presentar una serie de situaciones que no son favorables para la empresa, por ejemplo que no estén satisfechas las necesidades de los ciudadanos induciendo a muchos reclamos, el proceso no cumple laprogramación interna etc.
Existen las siguientes herramientas que son utilizadas según la necesidad.

Brainstorming: significa lluvia de ideas y es una técnica que puede aplicarse tanto para identificar, comprender y dimensionar los problemas, como para determinar sus causas o las soluciones a los mismos.

Diagrama de Afinidades: como la palabra lo indica, un diagrama es una representación visual ygráfica de una realidad con lo que se busca organizar mejor la información y encontrar afinidades en las ideas expuestas.

Diagrama de Interrelaciones: es usado para entender problemas que tienen un vínculo de causa - efecto. El objetivo de esta herramienta es encontrar la causa raíz de uno o más problemas. Como sucede en el caso del diagrama de afinidades, es también un elemento descriptivopara determinar y conocer las deficiencias en el funcionamiento del proceso, pero tiene una variante: aquí también se conocen dónde, cómo y por qué se originan los problemas.

Matriz de actividades con problemas: se utiliza como medio para focalizar el análisis de los problemas que el equipo de trabajo haya logrado establecer. Permite, además, enfocar el mejoramiento de áreas específicas delproceso con valor agregado.

Diagrama de causa y efecto: la originalidad y particularidad de este diagrama es que circunscribe las causas probables de los problemas en categorías bien definidas y diferenciadas, aplicables a todo tipo de proceso que se desarrolla en una organización.

Diagrama de Pareto: El objetivo más importante a alcanzar con este diagrama es el de detectar frecuencias deerrores o problemas y determinar su importancia relativa en relación al resto de los encontrados en el proceso.

Histograma: es un gráfico que vuelve visible la dispersión de datos de un proceso y define acciones requeridas para su control y seguimiento. Su uso más habitual es entonces cuando se busca determinar los desvíos o variaciones de los datos o información que fluye por los procesos enrelación a las especificaciones y tolerancias determinadas.

Benchmarking: la información sobre el modo en que se realizan las actividades en otras áreas o sectores de la propia organización o en otras organizaciones consideradas similares o ejemplares, suele ser de gran utilidad para comparar (diagnosticar y evaluar) y adoptar aquellos elementos (tecnología, organización del trabajo, etc.) quepermitan mejorar el proceso seleccionado.


¿Cómo se pude implementar el análisis de procesos en las empresas?

La implementación exitosa del análisis de los procesos está relacionada en gran medida con las actitudes de los directivos y/o responsables, la situación estructural y cultural de la organización y la predisposición del personal para comprometerse con los cambios para obtener losresultados buscados. Es precisamente a partir de la implementación que se obtendrán los objetivos propuestos después del análisis de los procesos como lo es el rediseño o reingeniería, de modo que esta etapa es de vital importancia, tal vez la más conflictiva y difícil, aún en los casos que se cuente con propuestas brillantes que indiquen posibilidades espectaculares de mejoramiento. Teniendo en cuentala diversidad de variables en juego y las posibles contingencias imprevisibles al comenzar la implementación, el plan debe ser flexible y con la necesaria capacidad para adaptarse a los eventuales cambios que se produzcan. Además esta etapa incluye la comunicación y socialización al personal sobre los cambios a realizar, la ejecución de los cambios, el control y seguimiento y la evaluación de...