Metodologia de conversion de informaciòn

Metodología de conversión de la información
Conversión de la información: Una oportunidad para depurar aquellos datos históricos o maestros (clientes, proveedores, empleados, etc.), que aún poseen contenido erróneo, incompleto o desactualizado.

¿Qué es la conversión de la información?
La conversión de la información no es más que la transformación de un esquema de representación de loselementos de información a otro, incluyendo los siguientes elementos:
- Datos ingresados o almacenados en un sistema de información
- Reportes generados
- Parámetros de configuración del sistema
- Formularios manuales o automatizados
Un proyecto de conversión de información siempre forma parte de un proyecto macro, que obliga a adaptar de alguna forma la información actual. Ejemplo de estosproyectos macros son los siguientes:
- Fusiones o adquisiciones de compañías que poseen sistemas o estructuras de información distintas
- Migración de sistemas, bien sea por actualización de versiones o por migración a un nuevo sistema de información. Lo mismo ocurre cuando se trata de módulos específicos de un sistema
- Adaptación a nuevos procesos, que requieran alguna información que hasta esemomento no había sido manejada por la organización
- Adaptación a nuevas tecnologías, donde se requiera nueva información o el formato utilizado hasta ese momento requiera de una modificación
- Adaptación a normas, leyes u otras exigencias, tal como fue recientemente el proceso de reconversión monetaria en nuestro país.
Componentes del proceso de conversión
Básicamente existen trescomponentes en el proceso de conversión de la información: origen, destino y herramienta de conversión.
El origen puede entenderse como la información que se desea transformar, tal como un antiguo sistema, módulo, formato u otro elemento de información. El destino es hacia dónde se quiere llegar: El nuevo formato o la nueva información con la que se desea contar. Por su parte, la herramienta deconversión es el medio por el cual se va a llegar del origen hacia el destino, generalmente una herramienta técnica programada por el interesado o una herramienta existente en el mercado.
Es muy común pensar que se debe partir desde el origen y llegar a la información destino, sin embargo, en un proceso de conversión de la información la mejor práctica es hacer lo contrario, partiendo desde el destino, locual nos permitirá hacer una mejor identificación de los requerimientos de la información objetivo, y de dónde debemos buscarla dentro de la gama existente en la información origen.
Riesgos en el proceso de conversión
Existen diversos riesgos en el proceso de conversión de la información. A continuación se mencionan algunos:
- Verlo como un proceso técnico: Dado que la herramienta deconversión generalmente es de naturaleza técnica, se tiende a pensar que el liderazgo de un proyecto de conversión de información debe ser llevado por el personal técnico de sistemas o informática. Esta situación pudiera causar que no se consideren todas las necesidades del negocio o de los procesos funcionales, así como la modificación no autorizada de información, como resultado de la corrección deerrores a nivel técnico sin conocer las implicaciones en los procesos de negocio. Finalmente, se debe considerar que son los usuarios funcionales quienes van a manejar la nueva información, el hecho de no estar involucrados en todo el proceso de conversión, dificultará su posterior adaptación y uso. En la Figura No. 1, se refleja un esquema sugerido de estructura en un proyecto de conversión de lainformación.

Figura No.1: Estructura de un proyecto de conversión de la información
- Potencializa la oportunidad de fraude: Un proceso de conversión de la información puede requerir modificaciones en las estructuras de la información almacenada en la plataforma tecnológica (tablas, campos, bases de datos), así como en el contenido de la información y en los programas que la manejan. Si no...